As comunicações entre empresas são tão constantes e as redes e meios de transportes desenvolveram-se de tal maneira que é frequente o recurso a viagens de negócios por parte dos directores, no sentido de se comparecer a diferentes encontros, simpósios ou reuniões.
O profissional de secretariado deve estar a par de tudo o que se relaciona com estas viagens para estar pronto a organizá-las. Também é possível incluir-se nas suas obrigações o acompanhamento dos executivos da empresa.
A colaboração do profissional de secretariado pode ir da simples chamada telefónica, com o objectivo de fazer a reserva de um bilhete de avião, à coordenação de uma viagem em várias etapas ou com várias pessoas, incluindo a resolução dos problemas de alojamento e transporte, confirmação da agenda de encontros, preparação de dossiês e comunicações, etc.
Se acompanhar o director, o profissional de secretariado deve distinguir as tarefas de organização e as funções de secretariado.
A organização deve ser minuciosa e estar perfeitamente confirmada, a fim de que o trabalho do executivo se possa desenvolver sem problemas alheios aos que são estritamente da sua incumbência. O seu trabalho como profissional de secretariado no decorrer da viagem não se deve ressentir desse desdobramento. Terá de conseguir ser tão eficaz em qualquer etapa da viagem como quando está sentado no seu posto, no escritório.
Por norma, o profissional de secretariado, quando chamado para a organização de uma viagem deve preparar o seguinte:
Um Dossiê geral, que será composto por:
Um Primeiro Dossiê, que deve conter:
- O Itinerário da viagem
- Alojamento
- Intérpretes (se for necessário)
- Documentação necessária para a viagem
- Informação sobre legislação alfandegária
- Divisas
- Previsão de clima e indumentária
- Programa complementar de trabalho
- Guias de transporte (aéreas, terrestres, etc.)
- Etc.
Um Segundo Dossiê, que deve conter:
- Confirmação do programa de encontros
- Dossiê de documentação
- Informação complementar
- Mudança horária
- Feriados
- Tarifas e preços
- Bagagem e facturação
- Reserva de bilhetes
- Etc.
