Todo o processo de produção de documentos que se realizam no escritório, deve atender às seguintes etapas: elaboração do documento, transcrição do documento, assinatura do documento, verificação da documentação que sai do escritório, preparação do envelope e envio da correspondência.
Elaboração do documento
O envio de documentação da empresa é um modo de difusão da sua imagem e prestígio, por isso deve-se ter o maior cuidado neste aspecto e atender a determinados pontos básico a ter em conta em qualquer redacção escrita:
Conteúdo – o enunciado deve ser redigido de forma clara, concisa e sintética, com agilidade, precisão e simplicidade. O estilo comercial deve ser sóbrio, directo e com um determinado número de termos técnicos:
- Escolha o estilo que irá utilizar em função do destinatário do documento;
- Defina qual irá ser o objectivo do documento;
- Coloque aquilo que é mais importante no princípio do documento, da linha, do capítulo, dos gráficos, etc.;
- Tenha particular cuidado com a introdução e o final;
- Utilize parágrafos breves;
- Suscite o interesse visual do leitor;
- Utilize frases simples e breves com estruturas simples;
- Ajuste as palavras àquilo que pretende dizer;
- Utilize um estilo dinâmico e de fácil leitura;
- Verifique previamente se os documentos são importantes para o público ao qual estão destinados.
Apresentação do documento – deve ser impecável, nada de erratas, letras corrigidas, rasuradas ou palavras esquecidas. Deve-se ter em atenção à qualidade do papel, à correcção ortográfica, à centragem do texto em relação à folha, à justificação do texto, ao tamanho e ao tipo de letra.
Revisão – antes de passar o texto à pessoa que o vai assinar, é conveniente reve-lo para verificar se existe algum pormenor que lhe tenha passado desapercebido.
Transcrição do documento
A transcrição do documento consiste em passar a limpo um rascunho ou os apontamentos escritos pelo chefe. Dado que há muitas cartas que se repetem, o software de tratamento de textos permite preparar modelos para inúmeras ocasiões.
Assinatura do documento
Quando o profissional de secretariado redige um documento, será o seu chefe que o irá assinar, bem como as respectivas cópias. Reserve um momento do seu dia de trabalho para a assinatura de documentos, embora se possam assinar as coisas mais urgentes logo que seja necessário. O importante é que todos os documentos sejam assinados no dia em que foram elaborados, devendo ser apresentados ao chefe no final do expediente e por uma determinada ordem de prioridade.
Verificação da documentação que sai do escritório
É importante que se saiba quais as cartas que foram enviadas e quando se procedeu ao seu envio. Por isso, recomenda-se que se faça um registo prévio de toda a documentação que saiu da empresa.
Preparação do envelope
Deve-se ter em atenção as regras de escrita de um envelope, ou seja: o remetente no canto superior esquerdo (em princípio já está impresso), o destinatário alinhado à direita, por baixo do selo e mais ou menos a uns 2 cm da margem inferior. Se for necessário acrescentar alguma nota importante, deverá ser feita em maiúsculas e de preferência na diagonal (ângulo inferior esquerdo).
Envio do documento
A correspondência deve ser enviado tendo-se em atenção a hora estabelecida pelos Correios. Será conveniente ter uma lista das tarifas postais actualizadas e dos tipos de serviços disponíveis, bem como dos seus preços.