Diariamente a empresa recebe uma grande variedade de informação, cujos documentos poderão ser de vários tipos. Toda esta panóplia de informação deve ser organizada para a poder consultar facilmente sempre que lhe fizer falta. Para isso o profissional de secretariado deverá ler e seleccionar essa informação partindo de critérios de interesse, oportunidade e necessidade, e pondo de parte aquela que não tiver qualquer utilidade.
Depois de seleccionada, a informação deve ser distribuída pelos interessados: chefe, colegas, etc.
Entre toda a documentação diariamente recebida pela empresa, que terá que ser alvo de uma organização e estruturação por parte do profissional de secretariado, encontram-se:
- Livros especializados
- Revistas
- Catálogos
- Imprensa nacional, local e especializada
- Relatórios
- Artigos de jornal
- Publicidade
- Publicações
- Planos da cidade e dos meios de transporte
- Hotéis da cidade
- Jornais diários
- Actas
- Correio
- Lista de produtos
- Planos
- Fotografias
- Etc.
De seguida apresentam-se algumas dicas quanto à forma como poderá organizar a documentação:
Imprensa: poderá organizar uma pasta diária ou semanal com os jornais locais e nacionais relacionados com temas do sector de trabalho da sua empresa e distribui-la; Guarde-a posteriormente, criando um arquivo referente à imprensa que trata do seu sector de actividade;
Revistas especializadas: distribua exemplares ou o sumário;
Livros especializados: distribua fotocópias da capa e contracapa;
Publicações sindicais: coloque-as no memoboard enquanto forem actuais, arquive-as quando ficarem desactualizadas;
Estudos estatísticos, demográficos, etc.: distribua um esquema ou resumo dos mesmos;
Publicações oficiais: distribua cópias das disposições legais que possam afectar o trabalho diário;
Catálogos publicitários ou de editoriais: exponha-os de forma a serem facilmente acessíveis para quem o desejar.
Deve-se organizar o material de divulgação de forma a poder ser facilmente consultado. Deverá ficar registado em fichas específicas que contenham o essencial da documentação.
Pode-se também organizar bases de dados específicas de conteúdo variado: jurídicas, económicas, médicas, etc.
