A organização de qualquer tipo de reunião (seminários, almoços de trabalho, conselhos de administração, etc.), irá depender do número de participantes, da importância da mesma e da ordem do dia. Se a reunião for de grande relevância, devido ao tema a abordar ou ao número de participantes, a sua organização pode ser solicitada a um departamento, a uma empresa especializada, ou a uma comissão especificamente criada para o efeito.
Se o chefe tiver a responsabilidade da sua organização, o profissional de secretariado deverá conhecer todos os pormenores relativos à mesma, e pôr à prova as suas capacidades de organização.
Dado que se torna necessário garantir que todas as tarefas sejam cumpridas e que nada seja deixado ao acaso ou que tenha de ser improvisado, deve-se dar resposta às seguintes perguntas:
De que tipo de reunião se trata: assembleia geral, reunião de departamento, seminário de formação?
Qual é o objectivo da reunião?
Quem é que organiza a reunião?
Quem é que vai participar?
Quem deverá intervir?
Onde é que terá lugar? É necessário saber se irá ser realizada na própria empresa (sala de reuniões) ou se deverá alugar-se um outro local. Quem irá decidir qual o local apropriado? (Deve-se ter em conta a distância em relação à sede da empresa ou ao aeroporto; a capacidade; a comodidade, a sonoridade e iluminação, etc.)
Quando é que irá ser realizada?
Quanto tempo irá durar?
Quanto irá custar? Deve-se saber previamente qual o orçamento com que se pode contar e quais os âmbitos que abrange.
Depois de terminada a reunião, o profissional de secretariado deve fazer um balanço da mesma devendo efectuar as seguintes tarefas:
- Redigir um relatório e enviá-lo a todos os participantes;
- Empreender acções que potencializem os objectivos alcançados na reunião: notas de imprensa, artigos para revistas especializadas, etc.;
- Recuperar o material utilizado;
- Verificar as facturas antes de as emitir;
- Agradecer a colaboração de todos os que participaram na organização e realização da reunião;
- Anotar impressões (as próprias e as dos outros, as positivas e as negativas) e, principalmente, os pontos que poderiam ser melhorados.
