A desculpa a que as empresas mais se agarram para continuarem a ignorar a implementação de um sistema de Gestão Documental é invariavelmente o Preço.
É com base nos euros que têm que pagar, que a generalidade das empresas, nomeadamente as pequenas e médias (PME), se desculpam de não darem o passo necessário para as catapultarem em termos de facilidade e eficácia na gestão da documentação, para níveis que poderão fazer toda a diferença aos seus processos de negócio.
Uma novidade para essas empresas que preferem dizer-se assustadas pelos custos da gestão documental: um sistema de gestão de documentação pode ser barato, muito barato.
Existem aplicações de gestão documental a preços muito competitivos.
Principalmente os sistemas que foram concebidos tendo por base software de código aberto, nomeadamente o desenvolvido para os sistemas operativos Linux e com ferramentas de programação e de bases de dados open-source, não acarretam custos adicionais com licenças de software, o que se traduz numa enorme economia em relação a sistemas proprietários.
Muitas vezes dá-se até o caso, da empresa, pela aquisição do sistema de gestão documental, passar a deter sistemas informáticos alternativos que fazem com que possam ser dispensados os sistemas que terão que ser adquiridos separadamente.
É o caso de software que funcione como Servidor de Correio Eletrónico, Servidor de Ficheiros, Servidor de Fax e de Impressoras.
É caso para repensar se será preferível usar essas estratégias de correio eletrónico partilhado para gerir a documentação e continuar com muita areia na engrenagem, em vez de adotar uma verdadeira ferramenta de gestão documental.
