A atividade de uma Câmara Municipal decorre entre documentação vária e extensa: formulários, processos, cadastros, regras de negócio, regras de avaliação, cadeias de decisão, representações simbólicas de pessoas, empresas, território, propriedades, veículos, etc., que constituem um fluxo imenso e infindável de recursos vitais ao funcionamento e à sobrevivência das instituições e comunidade que serve.
A gestão documental em todo o tipo de Administração Pública, e particularmente na Administração Local, é uma das formas de responder aos desafios colocados pela aceleração e necessidade de transparência dos processos de decisão, qualquer que seja o meio, desde o tradicional papel, ao suporte eletrónico de cariz textual, sonoro, visual ou audiovisual.
Torna-se assim necessário aos municípios e a toda a administração local em geral, endereçar convenientemente os desafios colocados por uma correta gestão do ciclo de vida de toda esta documentação, para manter a necessária autenticidade, fidedignidade e integridade destes documentos e das diversas etapas que percorrem.
A Administração Municipal é impulsionadora de tudo o que gravita à sua volta.
Pode alavancar toda a sua envolvente dado o número de pessoas que emprega, o número de empresas que condiciona e com que se relaciona.
Deste modo, a agilização dos seus processos burocráticos será deveras impactante nas empresas e nas pessoas que serve.
Já foi tempo em que os municípios eram motores de modernização e crescimento do território. Urge recuperar esse dinamismo e uma solução de gestão documental pode ser um prestimoso instrumento nesse sentido.
Não é aceitável que atualmente, instituições que se pretendem vanguardistas, continuem a utilizar o vulgar e corrente correio interno para fazer circular um documento de uma das suas secções para uma qualquer outra.
A Gestão Documental é essencial para a circulação de documentos em formato eletrónico numa Câmara Municipal instituindo um verdadeiro sistema de workflow que permita conhecer a cada momento o estado de um documento. Pode ser a solução de suporte a todos os procedimentos e processos que gerem a Câmara Municipal, devendo necessariamente estar integrada como o software de Gestão Municipal.
As aplicações de gestão documental existentes no mercado realizam esta tarefa muito bem integrando-se na perfeição com toda a infraestrutura informática da Câmara Municipal sem ser necessário alterar nada do possa já existir de positivo e a funcionar convenientemente na Intranet do Município.
