Depois de termos falado aqui sobre o excelente contributo que a Gestão Documental pode dar nas Câmaras Municipais, pode ter ficado a ideia errada, que só essas estruturas de certa dimensão da Administração Local, têm a beneficiar com a adopção desta tecnologia de gestão da documentação.
Não é verdade. Nem só as organizações de certa dimensão necessitam de sistemas de gestão documental.
Pode-se mesmo estabelecer uma analogia entre a documentação e as “ervas daninhas” – infelizmente, quem não dispõe de uma aplicação específica para gerir a sua documentação muitas vez acaba a dar razão a esta analogia, porque os documentos não param de aumentar e não tendo ferramentas para controlar esse aumento e para processar toda a documentação, os documentos acabam mesmo sendo mal vistos e em vez de constituírem um histórico de informação inestimável para a organização, tornam-se desprezíveis aos olhos dos colaboradores e da gestão, por todo o trabalho que representam.
É muito fácil, uma pequena entidade gerar muito rapidamente uma enorme quantidade de documentos, que tal como as ervas daninhas parecem brotar instantaneamente a um ritmo maior que aquele com que vão sendo eliminados (tratados).
Isto é verdade para as PME, logo ao nível da Administração Pública também é verdade para as juntas de freguesia.
As Juntas de Freguesia detêm um papel fundamental na relação com os cidadãos.
Parte desse papel é materializável na emissão e atualização de documentos para o cidadão.
Muitas das solicitações de que são alvo as juntas de freguesia dizem também respeito a pedidos dos cidadãos que acarretam receção de documentos por parte dos mesmos, aos quais a junta deverá reagir assegurando a emissão de novos documentos.
Este conjunto de inputs e outputs à volta de documentos remete forçosamente para uma solução de Gestão Documental.
Comprovada a mais valia de um sistema deste a trabalhar numa junta de freguesia poderemos interrogar-nos, e tendo mas uma vez presente a questão do preço da Gestão Documental, se as juntas têm os meios financeiros necessários para adquirirem e manterem estes sistemas.
Mais uma vez a resposta é positiva e a resistência que muitas instituições opõem à Gestão Documental com base na desculpa do custo, sai defraudada.
No mercado, são inúmeras as soluções que tirando partido de código aberto e de soluções informáticas não proprietárias, portanto não necessitando de licenças, colocam estas soluções, ainda para mais, as de módulos menos complexos, suficientes para uma junta de freguesia, a preços muito controlados e acessíveis.
Sai barato contar com um sistema documental que permita responder de forma automatizada a solicitações de todos os tipos de documentos e procedimentos que uma Junta de Freguesia repete dezenas ou centenas de vezes.