Todos os sistemas de gestão documental contam com a presença de um motor de pesquisa que permite localizar e disponibilizar imediatamente determinado documento, sempre que este seja necessário, e em qualquer ponto ao longo da infra-estrutura organizacional.
Procurar um documento pelo nome ou por parte deste, pela categoria com que foi assumido pelo sistema, ou com base nas etiquetas qualificativas que lhe foram atribuídas.
Encontrar o documento criado por determinado autor, ou concluído em determinada data. São operações comuns que necessitam ser realizadas com eficácia pela aplicação de gestão documental.
