Os Sistemas de Informação na órbita da área disciplinar da Gestão têm já cerca de quarenta anos de idade e a sua evolução ao longo dos últimos anos tem sido dramática, pois lancinante, mas também algo irregular, constituída por vários avanços e não menos paralisações.
A importância dos Sistemas de Informação na área da Gestão de Empresas, nos dias que correm e em mercados caracterizados por uma mudança muito acelerada, é tão grande, que deverá suportar convenientemente as necessidades de informação das organizações a todos os níveis de decisão, constituindo-se um elemento fulcral e central no desenvolvimento da capacidade competitiva da organização.
Dados e Informação
Os Dados são factos isolados, representações não estruturadas que poderão ou não ser pertinentes ou úteis numa determinada situação. Caracterizam-se por serem tão somente elementos ou valores discretos que isoladamente não têm qualquer utilidade e cuja simples posse não assegura a obtenção de quaisquer benefícios.
Por outro lado, a Informação é um conjunto de dados, colocados num contexto útil e de grande significado que, quando fornecido atempadamente e de forma adequada a um determinado propósito, proporciona orientação, instrução e conhecimento ao seu receptor, ficando este mais habilitado para desenvolver determinada actividade ou decidir.
Continuando a aumentar a complexidade do conceito, o Conhecimento é combinação de instintos, ideias, regras e procedimentos que orientam as acções e as decisões.
Para terminar, entende-se por Sistema todo o conjunto de componentes inter-relacionados que concorrem em conjunto para atingir objectivos comuns, aceitando os designados INPUTS (dados de entrada) e produzindo OUTPUTS (resultados) numa bem organizada e estruturada transformação de processos.
A Informação no contexto das organizações empresariais
A informação é actualmente para as organizações, se não o mais importante dos recursos, pelo menos um dos recursos cuja gestão e aproveitamento mais influencia o sucesso da mesma. A Informação é um factor estruturante e tem-se assumido como um autêntico instrumento de gestão, bem como uma arma estratégica indispensável para a obtenção de vantagens competitivas a nível empresarial. A Informação pode ser o agente crítico que em último grau poderá determinar o sucesso ou a ruína de uma organização empresarial.
No entanto, e pesem todos os benefícios crescentes de andar bem informado e dispor o mais possível de toda a informação pertinente, algumas empresas levam a procura de informação a extremos, numa atitude excessiva que acaba por anular alguns dos benefícios conseguidos.
Algumas organizações armazenam grandes quantidades de dados que dificilmente lhes serão úteis no futuro. Seguem uma máxima completamente errada que é a de pensarem que Ter alguma informação é bom, então ter mais informação será ainda melhor,
Sendo a actividade da Gestão o acto de decidir e fazer decidir, garantindo a flexibilidade e em simultâneo a coesão da organização ou do negócio, na actualidade, caracterizada por cenários económicos, sociais e financeiros, em que tende a aumentar a quantidade de problemas não estruturados, que exigem decisões com suporte probabilístico, a qualidade da Gestão resulta duma combinação de vários factores, onde a sorte, a intuição e a razão têm o seu lugar, se bem que influenciadas por informação que se pretende o mais precisa, fiável e oportuna possível.
Definição de Sistema de Informação
Segundo Buckingham et al. 1987, um Sistema de Informação é uma entidade socio-técnica que junta, armazena, processa e disponibiliza informação relevante para uma organização de modo a torná-la acessível e útil para quem a deseje e possa utilizar.
Um sistema de informação é assim um conjunto de meios e procedimentos cuja finalidade é assegurar a informação útil necessária às diversas funções e níveis das organizações, assim como à sua envolvente externa.
Uma ideia errada que muitas vezes é incorrectamente apreendida, é a de que os sistemas de informação são apenas tecnologia.
Não poderia estar mais errada. Os SI englobam, para além da parte tecnológica, a Informação já bem descrita por aqui, bem como as suas qualidades, os procedimentos organizacionais, e até as próprias pessoas – os recursos humanos das empresas.
No extremo, os gestores poderiam até criar e desenvolver SI manuais para apoio às suas actividades. Se bem que tal, nos dias que correm seriam bem pouco prático e competitivo, dado o crescente desenvolvimento da actividade económica e a quantidade de informação que lhe está cada vez mais associada – muito pouco tratável sem o recurso às ciências computacionais.
Decorre desta última justificação uma forte razão para a adopção de software para o Sistema de Informação de uma empresa. Inventariemos mais algumas nos artigos seguintes.
Razões para a aquisição de software para o Sistema de Informação
A aquisição de soluções com recurso às TIC é indubitavelmente uma boa ideia, praticamente uma obrigação, dada a flexibilidade que as caracteriza na adaptação à mudança do mundo exterior, que condiciona o desenvolvimento da organização.
No entanto, são várias as razões que levam os gestores a efectivamente as adquirirem.
Um julgamento correcto sobre a sua necessidade, ou oportunidade, o potencial que o gestor lhes reconheça, a tentativa de imitação ou de diferenciação, ou até as pressões exercidas pela concorrência, pelo mercado, clientes, ou até outros níveis de gestão.
Sejam quais forem as razões que ditam a compra das aplicações informáticas de apoio à implementação do Sistema de Informação, é certo que não chega adquiri-las para que o SI tenha sucesso.
O sucesso de um Sistema de Informação depende da qualidade do seu planeamento, desenvolvimento e exploração. Ou seja, da qualidade da sua gestão – da Gestão do Sistema de Informação.
Resultados típicos de um sistema de informação
Vejamos agora o tipo de relatórios que um sistema de informação generalista assente em tecnologias de informação poderá produzir. Os SI geralmente produzem relatórios calendarizados com uma determinada periodicidade, quer sejam programados para serem criados numa data em particular, quer tenham um formato definido previamente para responderem a determinadas situações.
Relatórios de Excepção
Os SI também costumam estar programados para produzirem relatórios em resposta a condições de excepção. São automaticamente criados na presença de determinadas situações excepcionais, e deste modo não contribuem para a sobrecarga de informação que resulta de “aparecem” permanentemente, mesmo quando a situação não o exige.
Outra categoria de relatórios é aquela que responde a pedidos expressos. São os relatórios Ad hoc invocados quando o utilizador ou o decisor o deseja.
Relatórios Push
Por fim, os relatórios designados “push”, ou “empurrados”, são aqueles em que as informações são enviadas para o computador do decisor através da intranet empresarial. Não têm de ser pedidos pelo receptor e respondem a condições específicas estipuladas previamente.
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