Durante o seu ciclo de vida numa organização, o documento assume diversos estados. O conjunto desses estados pelos quais um documento electrónico passa, incluindo as actividades de publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo é designado de Workflow.
As ferramentas de Gestão documental têm na possibilidade de controlarem por completo estes fluxos de circulação de documentos, uma das suas grandes virtudes.
Respostas imediatas a questões como: Quem tem o processo do Cliente X? Há quanto tempo está o processo Y parado? e qual a razão? O funcionário Z deixou a organização, quais os processos que tinha pendentes da sua intervenção? podem ser dadas por um sistema de gestão documental com um eficiente controlo de Workflow.
Estas questões e várias outras, são frequentes em qualquer organização de qualquer área de negócio.
Como é notório, respostas prontas a este tipo de questões, dotam a empresa de vantagens competitivas num mercado altamente disputado.
