Dado que podem acontecer, como vimos, acidentes de maior ou menor envergadura em qualquer momento, é muito provável que alguma vez o profissional de secretariado, tenha de lidar com uma circunstância que exija dele uma actuação decidida ou rápida no sentido de evitar males maiores.
Antes de mais, deve-se ter à mão, perto do telefone, em local bem visível, uma lista com os telefones de urgência que eventualmente possa ser necessário consultar: polícia, bombeiros, urgências sanitárias, colectividades de cuidado e assistência médica onde a empresa esteja subscrita, ambulâncias, canalizador, electricista, serralheiro, serviço de assistência informática e de máquinas de escritório, agência de viagens, etc.
Em caso de avaria ou incidente de tipo mecânico, se a empresa dispuser de serviço de atendimento próprio ou se a sede social estiver instalada num edifício que conte com o serviço de manutenção geral para todos os andares do imóvel, o que se deve fazer é avisar o encarregado do serviço para que adopte as devidas disposições.
Evidentemente, avisar não é função exclusiva do secretariado, qualquer funcionário da empresa o pode fazer; o que compete ao profissional de secretariado é comunicar ao seu chefe o acidente que se produziu, bem como informá-lo de que a situação foi normalizada uma vez resolvida a emergência.
Se a empresa não tiver o serviço de manutenção, o profissional de secretariado deverá ter uma preparação mínima que lhe permita lidar com os imprevistos que se possam apresentar no seu local de trabalho, além da serenidade necessária para agir com precisão e sem imprudências: se se detectar um incêndio, dará o alarme no caso de ser necessária a evacuação, avisará o serviço de bombeiros, em caso de curto-circuito, desligará o computador geral para cortar a chegada da corrente eléctrica e avisará o electricista, etc.
O profissional de secretariado tem o dever de garantir a eficácia e a utilização do estojo de primeiros socorros da empresa, que deverá rever regularmente (habitualmente todas as semanas) e encarregar-se de substituir os medicamentos cuja validade tenha terminado e de repor os de maior consumo cujas existências tenham diminuído, sem que, em caso algum, possa um dos medicamentos que integram especificamente o estojo ficar esgotado.
Um estojo de primeiros socorros deve conter:
- Ligaduras elásticas
- Pensos adesivos para cortes e feridas
- Loção anti-séptica para lavar feridas
- Compressas esterilizadas de diferentes tamanhos
- Tesoura, alfinetes de segurança, pinças e termómetro
- Creme anti-séptico para feridas já lavadas
- Antiácido para os problemas de estômago
- Analgésico para aliviar as dores ligeiras
- Esparadrapo impermeabilizado para feridas
- Lenços de papel para limpar e secar feridas
- Gazes esterilizadas e algodão
Cuidados a ter para que o material do estojo esteja sempre em ordem:
- Deve estar rotulado com clareza
- Deve estar colocado num local acessível
- Deve repor-se o material à medida que se esgota
- Deve-se eliminar os medicamentos que estejam fora do respectivo prazo de validade
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