O profissional de secretariado desempenha a sua profissão nos escalões mais elevados da empresa. Contacta com os superiores, visitantes, clientes, fornecedores, colegas… Daí que tem que ter um conhecimento sumário de um vasto leque de assuntos que interessam à generalidade das pessoas. De seguida explanamos algumas das qualidades profissionais que uma secretária deverá promover. Entre elas, deverá fomentar a sua cultura geral, a sua facilidade de expressão oral e escrita. Deverá permanentemente tentar adquirir e aperfeiçoar os seus conhecimentos técnicos, bem como cultivar uma boa presença.
Cultura Geral – Possuindo uma boa cultura geral é mais fácil, mais agradável e mais útil a comunicação, pois é sempre possível manter uma conversação sem ter de se recorrer a «banalidades» ou assuntos estritamente profissionais. Esta característica adquire-se sendo-se curioso e reflectindo inteligentemente no que se lê, vê e/ou vive.
Facilidade de Expressão Oral – Significa saber utilizar a voz como um eficaz meio de comunicação. É exprimir-se com espontaneidade, clareza e correcção; é ter raciocínio rápido e resposta pronta; é utilizar o tom devido atendendo à circunstância. Para evitar a monotonia e outras deficiências que originam uma má recepção da mensagem, é necessário dar à palavra força, o que se consegue com uma devida colocação da voz. O tom (nem muito alto, nem muito baixo), o timbre (musicado), a dicção (pouco acentuada) e a pronúncia têm influência determinante numa boa expressão. O gesto quando devidamente controlado, deve ser utilizado dando «forma» à palavra.
Facilidade de Expressão Escrita – Na exposição de ideias por escrito deve haver uma redobrada atenção, dado que a expressão gestual não é tida em conta como complemento de comunicação. Facilidade de redacção implica conhecimentos e utilização devida da linguagem escrita. Torna-se necessário conhecer um conjunto de técnicas que facilitam este tipo de comunicação. Redigir com facilidade e bem, significa aplicar, na comunicação escrita clareza, simplicidade e precisão, sendo-se ao mesmo tempo delicado e prudente.
Conhecimentos Técnicos Adequados – Falar e escrever duas ou três línguas estrangeiras; Saber dactilografar/digitar é possuir um conjunto de conhecimentos que permitam uma utilização devida da máquina/computador, tirando o máximo partido de uma distribuição correcta dos dedos de ambas as mãos pelo teclado e ajustando racionalmente os elementos homem, máquina, mobiliário; conhecer o devido manuseamento dos diversos utensílios de uso corrente nos escritórios; conhecer e saber operar com os aparelhos que se destinam à reprodução de documentos; dominar as técnicas associadas à documentação, quer se trate de elaboração, preenchimento ou tratamento; saber conservar de forma ordenada, classificando a documentação recebida e expedida para que seja sempre possível obter, com rapidez e na altura devida, informações sobre situações ocorridas; possuir alguns conhecimentos jurídicos que lhe permitam, pelo menos, saber onde pode ir consultar e resolver problemas, conhecimentos contabilísticos, económicos, de informática, de relações humanas, etc.
Boa Presença – Esta característica tem a ver com o vestir cuidado, com higiene corporal, com o reflectir de uma serenidade interior, com um estado de espírito positivo. Relativamente ao vestuário há empresas que requerem do funcionário um trajar aligeirado e despreocupado. Outras há, mais tradicionais, com outro tipo de contactos, que exigem um determinado rigor no vestuário. Neste aspecto a boa presença tem a ver com o respeito da personalidade do utilizador do vestuário e também com as exigências do ambiente profissional onde ele se insere. Deste equilíbrio resultará uma presença agradável, integrada e não agressiva. O aspecto deve ser um misto da individualidade e exigência profissional.
A estas características de ordem pessoais, juntam-se as qualidades pessoais que um profissional de secretariado deve ter.