Perfil pessoal de um profissional de secretariado

A qualificação das pessoas para exercerem a função de Secretariado, requer o domínio de uma série de capacidades que, embora algumas pessoas já possuam de forma inata, é possível desenvolver e aperfeiçoar continuamente. De entre essas capacidades, destacamos as seguintes:

Capacidade de adaptação às mudanças, tanto as realizadas no meio laboral como as tecnológicas;

Capacidade para tomar decisões no seu âmbito de trabalho, bem como para ter iniciativa:

  • Definir e analisar o problema: observando, informando-se, etc.;
  • Estabelecer um plano de acção: definir o objectivo a alcançar, delimitar os meios necessários para conseguir esse objectivo e gerar vias de solução alternativas ao problema;
  • Analisar quais os caminhos ou soluções, de entre todas as alternativas possíveis, que melhor conduzem à consecução do objectivo proposto;
  • Ver quais os riscos ou prejuízos que cada solução implica assim como as vantagens;
  • Tal como uma balança; «pesar» as vantagens e desvantagens, eliminando a opção que for mais prejudicial. Calcular os possíveis desenvolvimentos, antecipar resultados;
  • Colocar em prática a solução final. Estudar a decisão tomada.

Interesse por tudo o que acontece dentro e fora da empresa;

Inteligência e pragmatismo;

Capacidade de organização e gestão, sobretudo em situações de tensão:

Anote, guarde, processe e arquive tudo o que lhe passar pelas mãos;

Organize o seu tempo, as pausas, as notas, os arquivos, o seu gabinete, a sua mesa, etc.;

Tenha um sítio para cada coisa e deixe cada coisa no seu sítio;

Tenha em cima da mesa:

  • O telefone;
  • Uma pequena lista de telefones e moradas;
  • Um bloco de notas;
  • Um porta esferográficas, lápis e marcadores;
  • Os objectos de escritório mais comuns (agrafador, clipes, etc.);
  • Um cinzeiro (mesmo que não seja fumadora, mas desde que seja permitido fumar);
  • Bandejas para documentos;
  • Documentos de trabalho que estiver a usar nesse momento (que devem estar acessíveis de forma imediata);
  • Deverá ter por perto várias gavetas, para guardar o material de escritório. (feche sempre à chave a que contiver documentos confidenciais, a agenda pessoal do Director, etc., mas não se esqueça… partilhe com ele a chave dessa gaveta);
  • Tenha também uma gaveta para guardar pequenos objectos pessoais, tais como um estojo com artigos de toilette, um pequeno Kit de costura, água, meias, desodorizante, etc.

Conhecimento actualizado das inovações tecnológicas relacionadas com o seu trabalho;

Autoformação;

Capacidade de comunicação, pois deverá ter prazer no contacto com o público e ter facilidade de comunicação:

  • Ser fiável;
  • Proporcionar uma sensação de segurança;
  • Ser amável no tratamento;
  • Ter equilíbrio emocional;
  • Saber muito bem em que consiste o seu trabalho;
  • Ser clara, facilitando ao cliente a compreensão daquilo que se diz utilizando códigos que estejam ao seu alcance;
  • Utilizar exemplos para facilitar a compreensão;
  • Dar informações completas;
  • Verificar se o receptor compreendeu aquilo que foi explicado.

Positividade, pois deve passar sempre uma imagem de cordialidade e tranquilidade, dando ao seu interlocutor a oportunidade de expressar com liberdade todos os seus sentimentos, peculiaridades e problemas, sem emitir juízos de valor:

  • Expresse a vontade de o compreender e de o ajudar na consecução dos seus objectivos;
  • Se tiver que negar algo, faça-o com delicadeza, apresentando razões objectivas e assegurando que se irá tratar do assunto;
  • Faça perguntas que estimulem respostas positivas.

Autenticidade, pois deve ser sempre sincero e coerente com o interlocutor, praticando uma coincidência absoluta entre aquilo que comunica e aquilo que pensa, entre aquilo que se comunica e aquilo que se sente, logo:

  • Tente que as suas palavras correspondam à verdade e seja coerente com as mesmas.
  • Seja livre e espontânea;
  • Seja tolerante;
  • Aprecie a procura da verdade.

Capacidade de trabalhar em equipa sendo participativa, fazendo sugestões e tomando a iniciativa:

  • Contribua para a consecução do objectivo comum da equipa (que deverá estar bem definido e ser conhecido por todos os componentes do grupo);
  • Aceite a responsabilidade das actividades do grupo e os resultados das mesmas.

Flexibilidade e disponibilidade ao ter uma predisposição positiva para a mudança, tanto no âmbito tecnológico, como no tratamento das pessoas e na execução das tarefas (que nesse trabalho são muitas e de diferentes tipos):

  • Encare o horário de trabalho de maneira flexível – avalie qual é o melhor momento para se ir embora (pense se os seus serviços irão fazer falta, se irá servir de apoio ao seu Director se ficar, etc.);
  • Mesmo que as interrupções por parte do Director sejam contínuas ou pontuais, conserve o seu bom humor e tenha capacidade suficiente para retomar a concentração.

Discrição: «Ver, Ouvir e… Calar» é o lema do secretariado. Os assuntos da empresa não são para discutir nem com colegas, nem com amigos, nem com pessoas estranhas à empresa. Nunca deve facultar documentos que estão à sua responsabilidade, sem autorização da chefia.

  • Tenha cuidado para que nenhum documento importante fique à vista na sua mesa;
  • Feche à chave os arquivos ou os armários que contenham informações importantes;
  • Guarde cuidadosamente a sua agenda, a do seu Director e a sua lista de tarefas;
  • Perante perguntas directas inquisitivas:
  • Seja firme;
  • Não se distraia;
  • Não divulgue nenhuma informação de carácter confidencial;
  • Não desperdice o tempo a falar barato;
  • Fale apenas daquilo que sabe e tenha cuidado ao falar de coisas que não lhe dizem directamente respeito;
  • Seja reservada nas palavras e nas acções.
  • Deve reflectir antes de falar;
  • Retire-se quando o Director receber uma chamada ou iniciar uma conversa pessoal com outro interlocutor;
  • Não comente a sua vida privada;
  • Não comente os comentários;
  • Não intervenha numa discussão se não formar parte da mesma.

Estabilidade emocional: Tente isolar os problemas pessoais do âmbito laboral e pratique exercícios de respiração profunda, faça ginástica e tenha uma alimentação saudável.

Fiabilidade, Competência e Profissionalismo: Procure a exactidão e a ausência de erros. Zele para que possua em todas as circunstâncias, todos os elementos de resposta (dados, processos, arquivo actualizado, etc.). Tente prestar o serviço no momento e no local definido antecipadamente e conhecido pelo seu chefe.

Motivação e Interesse pelo seu trabalho diário:

  • Inove e controle a execução diária das suas tarefas;
  • Procure novas responsabilidades;
  • Comprometa-se a realizar o seu trabalho da melhor maneira possível para o poder classificar todos os dias como «trabalho bem feito»;
  • Defina objectivos de trabalho e comprometa-se totalmente a cumpri-los.

Capacidade de negociação: Tente gerar confiança no tratamento com os outros. Ofereça credibilidade e proporcione um serviço adequado. Tente persuadir alguém a fazer algo a favor dos interesses mútuos.

Personalidade assertiva: Pratique e exercite a capacidade de expressar directamente e de forma adequada opiniões, direitos e/ou sentimentos pessoais, positivos ou negativos.

Memória:

  • Concentre a sua atenção em imagens, palavras e símbolos chave.
  • Quando se quiser lembrar de um nome determinado, tente relacionar esse nome com a cara da pessoa a que corresponde
  • Quando lhe apresentarem alguém, ouça bem o seu nome (se não percebeu é preferível perguntar novamente, errado é ficar na dúvida);
  • Tente repetir o nome da pessoa enquanto conversa com ela;
  • Relacione o nome dessa pessoa com o traço mais característico da sua cara, ou com o de alguém que conhece e que tenha o mesmo nome.

Delicadeza – Um profissional simpático capta a simpatia de todos. Também deve ser equilibrada, pois o seu excesso transforma-se em servilismo, mas a sua falta transforma-se em rudeza. Ser cortês é conhecer e aplicar um conjunto de normas de conduta social que facilitam o bom entendimento, respeitando a pessoa com quem se comunica. Ser delicado é saber ouvir, saber estar e saber actuar (reagir ou falar):

  • Coloque-se ao nível ou na perspectiva do outro;
  • Inclua os sentimentos como mais um dado a considerar;
  • Utilize todos os meios ao seu alcance para captar a mensagem na sua totalidade:
  • Deixe falar;
  • Faça com que o seu interlocutor se sinta bem;
  • Mostre ao seu interlocutor que está interessada naquilo que ele está a dizer;
  • Evite distracções;
  • Empatize com o interlocutor: pense como ele, ouça a conversa desde a perspectiva dele;
  • Tenha paciência e calma, bem como uma atitude relaxada;
  • Não critique, tenha uma atitude comedida;
  • Faça perguntas;
  • Rectifique aquilo que o outro está a dizer;
  • Demonstre que está a ouvir;
  • Não interrompa antes do interlocutor ter terminado de expressar a sua ideia;
  • Não provoque barulhos anexos (amachucar papel, bater na mesa com a esferográfica, mexer no teclado do computador, etc.);
  • Não termine as frases do interlocutor;
  • Tome notas;
  • Faça perguntas se não tiver percebido bem aquilo que o interlocutor quis dizer ou se pretender aprofundar a visão ou ponto de vista daquele;
  • Concentre-se: se não prestar atenção, o interlocutor poderá perceber, limitando-se à eficácia da conversa;
  • Fale apenas o necessário. Aquilo que interessa é que o interlocutor lhe explique aquilo que percebeu da conversa ou aquilo que lhe quer comunicar;
  •  Não discuta nem mental nem verbalmente – deve querer ajudar o interlocutor na sua tarefa, na sua compra, na realização de um serviço, etc. Se discutir não será visto como alguém que pretende ajudar. Deve ter uma mentalidade aberta – ser amigável e não estar na defensiva;
  • Utilize o contacto ocular e uma linguagem corporal que transmita receptividade e aceitação;

Pontualidade – ser pontual não é só cumprir o horário, é também saber responder prontamente à exigências do trabalho, prevendo o imprevisto.

Lealdade – deve ser digno de confiança. Saber discernir, a cada momento, a quem se deve a lealdade, pode evitar muitas imprudências.

Estas são as desejáveis características pessoais de um profissional de secretariado. Veja também as qualidades profissionais do profissional de secretariado.

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