No dia-a-dia de uma secretária existem sempre situações que levam à perda e ao gasto supérfluo de tempo. Se o profissional de secretariado as souber evitar, contornar, ou tornar-se imune a elas, conseguirá com certeza o desejado tempo para as tarefas que valem a pena. Alguns desses desperdiçadores de tempo:
- Não definição de metas
- Inexistência de prioridades
- Combate a “incêndios”
- Não antecipar consequências
- Empreender mais do que pode
- Chefes múltiplos
- Mesa atulhada
- Interrupções por telefone
- Falta de concentração
- Almoços de negócios excessivos
- Etc.
Como optimizar o tempo no secretariado
Comece por realizar sempre um plano diário. Preveja nesse plano diário algum tempo para imprevistos e reserve ainda uma meia hora só para si.
Agrupe tarefas por afinidade e faça nos mesmos horários actividades de rotina.
Esforce-se por eliminar a dispersão mental e as hesitações, nesse aspecto ajuda estabelecer prazos de início e conclusão das tarefas ou projectos.
Saiba que o perfeccionismo é altamente difícil de alcançar em tempo útil, portanto evite-o.
Não espere que a inspiração chegue, faça. E saiba dizer não.
Sugestões para a organização do dia de trabalho
Dividindo o seu dia de trabalho por manhã e tarde. Faça o que se segue:
De manhã antes do trabalho, arranje tempo para:
- um acordar agradável;
- um pequeno almoço com a família;
- um cuidado higiénico que faz bem;
- uma viagem descontraída e sem pressas para o trabalho.
De manhã e já no trabalho:
- Despacho com o chefe para intercâmbio de informação;
- Determinação dos objectivos do dia;
- Planificação do dia: distribuição do trabalho em função das prioridades;
- Distribuição do trabalho que irá ser delegado;
- Preparação das chamadas;
- Abertura do correio. Selecção;
- Entrega do correio seleccionado junto com a informação que o amplia e com rascunhos de novos documentos possíveis;
- Anotação das respostas;
- Redacção de documentos;
- Atendimento de clientes e de chamadas;
- Outros assuntos.
Há Tarde ainda no Trabalho:
- Continuação do trabalho pendente: arquivo, chamadas, outros assuntos;
- Correspondência elaborada: assinatura;
- Envio da correspondência;
- Revisão da agenda do dia seguinte.
