O que pode um Município entregar à Gestão Documental

Já aqui tínhamos apelado à necessidade dos municípios do nosso País passarem a utilizar, aqueles que ainda não dispõe, de um sistema de gestão documental para controlar e gerir toda a documentação que tem origem na Câmara.

De tal sistema provirão com certeza muitos benefícios no tratamento a ser dado a todas as interações com os munícipes, que grosso modo derivam todas elas na produção de papel.

Geralmente quando as pessoas servidas pela Câmara Municipal se deslocam à mesma para solicitar algo, submetem esse pedido sob a forma de um requerimento ou formulário em papel.

Em resposta, a Câmara produz papel para responder à solicitação, e a comunicação pode continuar alternando sucessivas vezes e produzindo documentos em cada iteração.

Controlar toda a panóplia de documentação produzida não é fácil se não for usada uma ferramenta apropriada.

De que maneira os sistemas de gestão documental simplificam a vida à Administração Local?

Desde logo porque implementam como que um repositório único para a documentação.

Permitem a fácil digitalização de correspondência, registo e gestão da correspondência recebida e expedida.

O acesso é facilitado porque é online.

A rapidez, a facilidade e a simplicidade no tratamento da documentação torna-se evidente logo de imediato.

Toda a espécie de interações é normalizada o que por si só facilita o processo de trabalho dentro da organização. Dá-se uma total normalização dos layouts dos documentos a serem enviados para o exterior.

No sistema, tudo pode ser incluído. Para além da correspondência, podem-se integrar diversas outras atividades imprescindíveis numa câmara municipal:

  • Geração e envio de Ofícios
  • Gestão de Propostas, Requisições, Faturas e Ordens de Pagamento
  • Gestão e acompanhamento de obras públicas e obras de particulares
  • Gestão de concursos públicos
  • Publicação de Atas, de Regulamentos e de Diários da República
  • Organização de eventos culturais, desportivos e festividades

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