Já aqui tínhamos apelado à necessidade dos municípios do nosso País passarem a utilizar, aqueles que ainda não dispõe, de um sistema de gestão documental para controlar e gerir toda a documentação que tem origem na Câmara.
De tal sistema provirão com certeza muitos benefícios no tratamento a ser dado a todas as interações com os munícipes, que grosso modo derivam todas elas na produção de papel.
Geralmente quando as pessoas servidas pela Câmara Municipal se deslocam à mesma para solicitar algo, submetem esse pedido sob a forma de um requerimento ou formulário em papel.
Em resposta, a Câmara produz papel para responder à solicitação, e a comunicação pode continuar alternando sucessivas vezes e produzindo documentos em cada iteração.
Controlar toda a panóplia de documentação produzida não é fácil se não for usada uma ferramenta apropriada.
De que maneira os sistemas de gestão documental simplificam a vida à Administração Local?
Desde logo porque implementam como que um repositório único para a documentação.
Permitem a fácil digitalização de correspondência, registo e gestão da correspondência recebida e expedida.
O acesso é facilitado porque é online.
A rapidez, a facilidade e a simplicidade no tratamento da documentação torna-se evidente logo de imediato.
Toda a espécie de interações é normalizada o que por si só facilita o processo de trabalho dentro da organização. Dá-se uma total normalização dos layouts dos documentos a serem enviados para o exterior.
No sistema, tudo pode ser incluído. Para além da correspondência, podem-se integrar diversas outras atividades imprescindíveis numa câmara municipal:
- Geração e envio de Ofícios
- Gestão de Propostas, Requisições, Faturas e Ordens de Pagamento
- Gestão e acompanhamento de obras públicas e obras de particulares
- Gestão de concursos públicos
- Publicação de Atas, de Regulamentos e de Diários da República
- Organização de eventos culturais, desportivos e festividades