Em traços gerais, a Gestão Documental pode ser descrita como um conjunto de tecnologias que permite a uma instituição, qualquer que ela seja, empresarial ou pública, gerir os seus documentos em formato digital.
Documentos que podem advir das mais variadas origens: papel, imagem, microfilme, som, folhas de cálculo, ficheiros de texto, apresentações multimédia, etc.
A importância da Gestão Documental
Nas organizações do século XXI o conceito de Documento Electrónico é de uma vital relevância.
O documento, seja ele de texto, de imagem, vídeo, ou até mesmo realidade de virtual, passou a ser o elemento base de gestão para cada um dos utilizadores empresariais.
Para a empresa, passou a ser fundamental a gestão dos seus documentos e dos seus processos administrativos – os documentos dos vários utilizadores e os respectivos encaminhamentos que lhes têm que ser dados, bem como as regras e políticas de utilização, que na prática constituem os processos de negócio da empresa.
As vantagens de utilização de uma aplicação de gestão documental são inúmeras e não passam apenas por aspectos com acção directa na redução de custos.
Principais tecnologias da Gestão Documental
Entre as várias tecnologias que incorporam a função Gestão Documental, podemos referir as que se seguem, eora a lista não pretenda ser exaustiva, pois trata-se de uma área dos sistemas ed informação que está em franco desenvolvimento e apuramento.
Nalguns casos, mantemos a designação no inglês original, quando pessoalmente não nos agrada nenhuma das traduções que já foram avançadas para a tecnologia.
Deverá no entanto o leitor ter a noção que não pretendemos impor tal nomenclatura. Cada um será livre de adotar a designação que muito bem entenda. O importante aqui será o conceito que tentaremos explicar resumidamente e que aparece melhor explicado noutros textos deste site.
Capture
Permite acelerar processos de negócio através da captação de documentos e formulários.
Esta funcionalidade transforma os dados em informações confiáveis e passíveis de recuperação futura, o que permite que venham a ser integradas em todas as aplicações de negócios.
Document Imaging
DI é a tecnologia de Gestão Documental que permite a conversão de documentos do meio físico para meio digital.
O Document Imaging é a tecnologia mais difundida da Gestão Documental, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através do processo de digitalização com os chamados digitalizadores ou scanners.
De tal modo é popular a digitalização de documentos que muitas vezes a função maior da desmaterialização, é confundida com esta faceta particular.
Gestão de Documentos
A Gestão de Documentos é a tecnologia que como o nome indica, possibilita a gestão mais eficaz da criação, revisão, aprovação e eliminação de documentos eletrónicos.
Entre as funcionalidades mais comuns e também importantes desta tecnologia, está o controlo da chamada meta informação associada aos documentos, como sejam a autoria, revisão, versão, datas, segurança, propriedades de busca, check-in, check-out e versionamento.
Workflow
A tecnologia de Worflow permite controlar e gerir os processos no seio de uma organização, assegurando que as tarefas são executadas pelas pessoas de forma correta e no tempo previamente estabelecido para o efeito.
Associado ao Workflow está toda a organização de tarefas, o estabelecimento de prazos, trâmites de processamento, documentos a utilizar nas várias tarefas e o sincronismo da ação das várias pessoas intervenientes na organização.
COLD/ERM – Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management
Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gestão e recuperação de dados.
A tecnologia do COLD/ERM permite que os relatórios possam ser gerados e geridos em formato digital.
Podem mesmo ser realizadas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original.
Para além disso, a tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, e como referimos e é muito importante para a organização, também o sejam as respetivas anotações sem interferência alguma com os originais.
Processamento de Formulários
A tecnologia de Processamento de Formulários possibilita o reconhecimento das informações presentes nos formulários e o seu relacionamento com campos das tabelas que lhes podem estar associados nas bases de dados, automatizando assim o processo de digitação.
Geralmente, o Processamento de Formulários envolve ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecer oticamente os caracteres e permitir a passagem para texto eletrónico editável.
Records and Information Management (RIM)
RIM é o acrónimo que designa a gestão do ciclo de vida de um documento, independente do suporte (papel, digital, etc) em que se encontre.
Através de um sistema RIM pode-se gerir a criação, o armazenamento, o processamento, a manutenção, a disponibilização e o descarte dos documentos.
Tarefas e ações realizáveis sob um controlo de categorização e de tabelas de temporalidade.
