A gestão documental permite a normalização de todos os tipos de documentos da organização, sejam eles adquiridos de forma electrónica, ou mais frequentemente em papel.
Para além dos documentos da própria instituição, o sistema de gestão documental, gere também os documentos das entidades internas e das entidades externas que com ela interagem, como clientes e fornecedores, possibilitando desta forma uma desejável uniformização de processos.
Indexação de documentos
A Indexação diz respeito às operações de catalogação e classificação de documentos electrónicos.
Esta fase é equivalente no tratamento manual de documentos, ao processo de arquivo físico, sendo realizada como se depreende, de modo bem mais eficaz pela utilização da tecnologia.
Ao poder beneficiar da tecnologia e dos sistemas de informação, a gestão integrada do arquivo físico e do arquivo electrónico sai imensamente facilitada.
