A distribuição do mobiliário deve ter sempre em conta o caminho que as informações irão percorrer nas mãos dos vários trabalhadores, a fim que estes não desperdicem energia, retardando a eficiência e criando um clima propício à conversa. Além da disposição, o mobiliário deve estar sempre adaptado – e possibilitando a adaptação – ao trabalhador.
Para que haja economia de movimentos – Ergonomia, a disposição dos postos de trabalho, deve ter em consideração os seguintes aspectos:
- permitir um fácil acesso aos diversos postos de trabalho;
- reduzir as deslocações dos trabalhadores;
- não trabalhar face a face.
A economia de movimentos estende-se também aos lugares onde estão arrumados os instrumentos de trabalho. As gavetas devem ser dimensionadas de forma a oferecerem à vista os documentos nelas arrumados. As medidas máximas e mínimas recomendáveis para uma mesa de trabalho devem ser adoptadas, por forma a maximizar o trabalho e a diminuir o esforço despendido. Sobre ela devem estar sempre os utensílios de frequente utilização.
Também existe toda a vantagem em respeitar as áreas de trabalho mínimas (áreas delimitadas pelo movimento dos braços descrevendo círculos, isto é, áreas abrangidas pelo trabalhador sem se levantar do posto de trabalho) e áreas de trabalho máximas (áreas delimitadas pelo movimento do trabalhador que se vê obrigado a sair do seu posto de trabalho para ir colher ou levar informações. É importante que se aumentem as áreas mínimas e se diminuam as áreas máximas.
Acessórios
Relativamente ao secretariado, no seu gabinete e no do seu chefe deve transpirar sempre uma ordem escrupulosa. Na sua mesa de trabalho, do lado esquerdo (para quem é dextra) deve estar o telefone de forma que se utilize a mão esquerda para se atender e se tirarem apontamentos com a direita. Sobre ela deve, também, encontrar-se os cestos da correspondência, porta-lápis e canetas, blocos de notas e agenda. Do lado direito, deve encontrar-se o computador, a impressora, o fax, etc.
A ocupação das gavetas deve ser também criteriosa: as folhas para a impressora, o papel de carta, os sobrescritos, o prontuário ortográfico, o dicionário e outros utensílios necessários à execução da correspondência devem ser guardados nas gavetas superiores do lado direito. Nas outras devem ser guardados os artigos miúdos: borrachas, clipes, marcadores, réguas, tubos de cola, agrafadores, saca-agrafos, etc.
Tipos de escritório
Escritório Tradicional (Fechado ou Clássico) – os serviços são distribuídos por gabinetes, facilitando a disciplina, mas dificultando o resultado do trabalho de equipa;
Escritório Paisagem (Aberto ou Open Space) – uma única sala contém os diferentes serviços distribuídos por grupos de trabalho e tendo em conta as relações que entre eles se devem estabelecer;
Escritório Integrado – inclui as vantagens do tradicional e do paisagem, permitindo a flexibilidade, a comunicação visual e a possibilidade de trabalho em equipa, recuperando-se a intimidade, o controlo ambiental acústico.
