Gestão do Tempo no Secretariado

Todos nós temos de saber gerir o nosso tempo, quer a nível pessoal quer a nível profissional. No trabalho de secretariado, uma boa gestão do tempo torna, sem dúvida, um dia mais produtivo.

Controlar o tempo no trabalho não significa andar a contra relógio o dia inteiro, nem viver situações stressantes que façam baixar o seu rendimento pessoal e o prazer pelo trabalho bem feito. Controlar o tempo significa aplicar o esforço necessário na situação, no momento e na medida certa para conseguir um resultado de qualidade.

Se tiver a sensação de que está a viver o dia a dia no seu limite, que o seu horário de trabalho não lhe permite ter tempo para acabar as tarefas solicitadas, é provável que quando algum compromisso exigir um esforço acrescido, o seu sistema pessoal e laboral se ressinta, acusando esse esforço.

Por outro lado, se o seu dia de trabalho lhe parecer longo e enfadonho, talvez esteja na altura de considerar a introdução de novas tarefas que o venham dinamizar.

distinga o urgente do importante
analise as tarefas
estabeleça prioridades
saiba lidar com imprevistos e interrupções
anote os tempos gastos na realização das tarefas

Planificação do tempo da secretária

A secretária deve planificar as suas próprias tarefas, ajudar o Chefe a planificar e a organizar o seu trabalho e coordenar ambos. No momento de distribuir o tempo do seu chefe e o seu próprio tempo, o profissional de secretariado deve ter em conta as seguintes considerações:

Começar por aquilo que estiver classificado em primeiro lugar (as coisas com o tempo adquirem maior importância e gravidade);
Evitar começar por actividades pequenas para “aquecer”, antes de abordar as mais importantes, porque é possível que estas actividades lhe retirem tempo que é necessário para realizar as de maior importância;
Calcular o tempo preciso e necessário para a realização de actividades, compromissos, obrigações, tarefas quotidianas, projectos, etc.;
Prever algum tempo para imprevistos;
Ter em conta tanto o seu biorritmo como o do seu chefe (veja a que horas é que estão mais frescos, se é no princípio da manhã, se é depois do café…);
A delegação de tarefas noutras pessoas leva o seu tempo, reclame aquilo que delegou no seu devido momento;
Marcar datas e horas limite para trabalhos que ocupam muito tempo;
Se houver tarefas que você sistematicamente controla mal, anote o tempo que realmente lhe exigem e compare-o com o cálculo prévio que tinha feito. Analise cuidadosamente a tarefa para descobrir onde é que emprega mais tempo do devido;
Riscar as actividades conforme as for realizando; isto irá proporcionar-lhe uma sensação positiva no final de cada dia, quando a maior parte delas ou todas estiverem terminadas;
Fazer o balanço contínuo das actividades diárias;
Transferir as tarefas pendentes para o plano de trabalho do dia seguinte;
Analisar o plano do dia seguinte durante cinco minutos, no final de cada dia;
À Sexta-feira consultar sempre o plano da semana seguinte;
Fazer uma só coisa de cada vez para aumentar a sua capacidade de concentração;
Realizar as tarefas por uma ordem lógica: comece pelo princípio;
Finalizar completamente uma tarefa antes de iniciar outras (deixar uma tarefa pela metade implica um novo esforço de concentração ao retomá-la novamente);
Não adiar trabalho (“não deixes para amanhã…”);
Agrupar tarefas que podem ser do mesmo tipo: arquivo, atendimento de chamadas, envio de correio, fotocópias, etc.;

Planificação do tempo do chefe

Ao planificar actividades de outra pessoa, nomeadamente as do chefe, é necessário ter em conta, entre outras coisas, o modo como pode aproveitar o seu tempo de maneira mais eficaz, a comodidade, os gostos e as preferências da pessoa, e os hábitos da mesma, nomeadamente até as suas manias e pequenos vícios diários.

Embora seja o chefe que decide as linhas básicas de actuação, a secretária pode ajudá-lo a pô-las em prática.

Recomenda-se a realização de uma curta reunião no princípio de cada manhã para:

Entregar o correio recebido no dia anterior, preparar as respostas a esse correio;
Entregar a lista das pessoas que telefonaram e das mensagens que deixaram;
Definir as chamadas que se irão realizar;
Comentar as actividades que estão previstas para esse dia;
Ver quais as mudanças que é necessário realizar relativamente às anotações na agenda, ou se surgiu alguma coisa durante a tarde / noite que tenha alterado os planos para esse dia ou para os seguintes;
Marcar novamente as reuniões ou as entrevistas que tenham sido canceladas;
Fazer esclarecimentos ou ver as anotações do dia anterior;
Receber instruções.

Anote tudo o que precisa de saber para realizar correctamente todas as tarefas. Não é conveniente estar sempre a pedir esclarecimentos. No fim da tarde reveja a lista das tarefas realizadas e das que falta realizar, para ver em que estado é que estão as coisas e começar logo a trabalhar na manhã seguinte sabendo o que é preciso fazer.

Ter o trabalho em dia permite-lhe controlar a situação, pois sabe em todo o momento aquilo que é preciso fazer, evitando atrasos e incumprimentos que a possam levar a transmitir uma má imagem.

Anote tudo: