Conforme vimos anteriormente, a escolha do local de trabalho no secretariado, deve obedecer a princípios fundamentais, tais como, um conjunto de factores ambientais que determinam a existência de boas condições de trabalho. Enumeramos anteriormente esses factores e agora descreveremos melhor cada um deles.
Ruído
O ruído é um som que perturba, em casos extremos, pode ser consideravelmente nocivo. O trabalho administrativo sendo de natureza intelectual, requer concentração e relaxamento; a existência de ruídos não permite que isso aconteça.
Os ruídos podem ter proveniência no exterior, nas condições físicas das instalações e mesmo no próprio equipamento, principalmente nas máquinas.
É possível atenuar os efeitos negativos dos ruídos através de uma maior, ou menor supressão. Há muitos meios de insonorização possíveis de utilizar com vantagens na melhoria do trabalho.
Nesse sentido é conveniente:
- Isolar as paredes com cortiça ou outros materiais sintéticos usados para esse fim;
- Utilizar materiais à prova de som de forma a evitar a ressonância das salas de trabalho;
- Isolar os gabinetes de recepção;
- Colocar suportes de borracha nas cadeiras e nos móveis.
É preciso não esquecermos que um ruído intenso e prolongado provoca, com o tempo, uma deterioração do ouvido.
Iluminação
A primeira preocupação é a de permitir que os olhos vejam sem esforço, sem ofuscamento. A visibilidade depende de vários factores: tipo de trabalho que se executa, intensidade da luminosidade e do modo como incide a luz.
É muito importante evitar receber nos olhos o raio luminoso proveniente directamente da fonte luminosa, ou reflectindo sobre uma superfície brilhante.
Atendendo à sua incidência:
- A luz nunca deve incidir directamente nos olhos, mas sim no trabalho que se executa;
- O braço de quem escreve não deve interpor-se entre a luz e o papel (por isso a luz deve incidir da esquerda para a direita);
- O encadeamento que, muitas vezes, é provocado pela reflexão da luz, tem de ser evitado.
No local de trabalho pode recorrer-se à luz natural e à luz artificial. Todavia, como a luz natural é muito variável, seja ao longo do dia, seja ao longo do ano, torna-se necessário recorrer à luz artificial, de forma a garantir iguais condições de iluminação durante todo o período de trabalho. De entre as diversas formas de luz artificial, recorre-se com muita frequência à luz fluorescente por ser menos agressiva e, simultaneamente, mais intensa e mais barata.
Cor
A cor interfere com a luminosidade e tem influência directa no estado de espírito de quem trabalha.
A escolha da cor para o local de trabalho é de extrema importância e deve ter sempre em atenção o tipo de trabalho que se vai realizar nesse local. As cores claras dão mais luminosidade, dado que não absorvem tanta luz. Criam a sensação de maior espaço e também tornam o ambiente mais relaxante, favorecendo a concentração intelectual.
As cores escuras produzem, na generalidade, efeitos opostos. Na decoração é sempre preferível utilizar uma só cor em diferentes tonalida-des, criando um ambiente mais atraente e confortável, em que o restante material contraste com o fundo. Não é por acaso que hoje encontramos elementos de cor nos hospitais, quando até há bem pouco tempo o branco era a cor mais utilizada enquanto sinónimo de higiene.
São consideradas cores Repousantes: o verde (acção equilibrante), o azul (acção calmante) e o violeta (facilita o sono); Excitantes: o vermelho (excita o sistema nervoso), o laranja (aumenta a vitalidade), o amarelo (aumenta a actividade cerebral).
É importante criar um ambiente harmonioso e tonificante, uma vez que influi no conforto afectivo, daí que:
- Para grandes superfícies – cores deslavadas e quentes;
- Para pequenas superfícies – cores vivas e frescas;
- Para trabalhos intelectuais – cores calmas
Arejamento e climatização
Um bom ambiente exige que nos sintamos confortáveis, para o que se torna necessário um ambiente atmosférico agradável e pouco pesado.
Um local de trabalho de Secretariado bem delineado deve prever um arejamento natural e suficiente por forma a que o ambiente seja renovado e haja sempre ar puro. Para isso deve-se evitar:
- Correntes de ar;
- Ar viciado;
- Poeiras;
- Odores;
- Substâncias tóxicas.
Nem sempre é possível que o arejamento natural seja suficiente, tornando-se necessário recorrer ao ar condicionado. Para uma boa climatização deverá considerar-se a utilização de:
- Aparelhos de ar condicionado (aquecimento e arrefecimento);
- Aquecedores – aquecimento artificial no Inverno;
- Ventoinhas – arrefecimento artificial no Verão.
Não devemos esquecer que na temperatura ideal se deve atender à natureza do trabalho:
- Trabalho sedentário – temperatura de 19 a 21º C;
- Trabalho ligeiro em pé – temperatura de 18º C;
- Trabalho pesado em pé – temperatura de 15 a 17º C.
De uma maneira geral, podemos considerar que a temperatura óptima para o nosso local de trabalho deve oscilar entre os 18º e os 22º C.
