Como vimos anteriormente, é muito importante que o profissional de Secretariado disponha de um espaço próprio com condições que promovam e estimulem a sua produtividade, para isso deve dispor de mobiliário e ferramentas de trabalho que facilitem a sua actividade.
Mobiliário
A escolha do mobiliário deve ter em conta o espaço disponível e as funções a desempenhar, sem esquecer que deve ser simples, eficiente (modular para possibilitar diferentes combinações) e, mais importante, que seja confortável. As características que o mobiliário de escritório deve ter, são as seguintes:
- Estética agradável;
- Ergonomia;
- Elementos modulares;
- Módulos electrificáveis;
- Dimensões adequadas;
- Condições ecológicas;
- Modernidade.
Relativamente à cadeira do profissional de secretariado, ela deverá obedecer a alguns requisitos obrigatórios, sob pena de conduzir a posturas corporais não naturais, com as consequentes sequelas nos indivíduos.
Características de uma boa cadeira de secretariado
Para permitir uma posição correcta e natural do corpo, é desejável que a cadeira possua:
Assento:
- A superfície de apoio do assento deve ser grande;
- Deve ser estofado, mas não mole;
- Altura deve ser regulável;
- O bordo da frente deve ser arredondado.
Encosto:
- A curvatura do espaldar deve adaptar-se à das costas;
- Os bordos do espaldar devem estar inclinados para trás;
- A haste do espaldar deve ser semi-flexível.
Os pés:
- Devem ocupar pouco espaço.
- O apoio para os pés deve possuir grande superfície de suporte e permitir várias posições.
- Assento para os pés deve ser estável para dar aos pés apoio sólido e evitar escorregamentos; deve ter a altura regulada de acordo com o nível da cadeira; deve fazer aproximadamente um ângulo recto com a perna.
Quanto às mesas de trabalho, como medidas máximas, a largura e comprimento do tampo deve ser de 75 x 196 cm. Estas dimensões permitem que um profissional de pequena estatura alcance sem esforço um documento de formato A4 em qualquer ponto da mesa.
Como medidas mínimas, a largura e comprimento do tampo deve ser: 60 x 75 cm. Estas dimensões permitem que um profissional de grande estatura trabalhe à vontade sobre um documento de formato A4
Devido à evolução tecnológica, a maioria das pessoas permanece grande parte do seu tempo sentada a trabalhar num computador. Torna-se, então, necessário, atender às condições ergonómicas em que os trabalhadores passam a maior parte do seu tempo.
Ferramentas de trabalho
Com o desenvolvimento das novas tecnologias surgiu o aparecimento de ferramentas de trabalho, cada vez mais sofisticadas para desenvolver as tarefas de secretariado.
Assim é normal que um profissional de secretariado saiba trabalhar com:
- Máquina de calcular;
- Máquina de escrever;
- Computador;
- Fotocopiadora;
- Telex;
- Telefax;
- Scanner;
- Videoconferência;
- Projector multimédia ou Data Display;
- Retroprojector;
- Destruidora de papel.
Além de todas estas ferramentas de trabalho que acabámos de estudar, existem, também, diversos utensílios de escritório, tais como:
- Furadores;
- Agrafadores;
- Saca-agrafos;
- Datadores;
- Numeradores;
- Carimbos;
- Etc..
Estes utensílios, indispensáveis em qualquer escritório, tornaram-se objectos de uso quotidiano, facilmente manuseados por qualquer pessoa, uma vez que a sua utilização não é demasiado exigente.
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