Algo nesta área que pode e tem gerado confusão em muitos para quem esta questão da gestão eletrónica de documentos é nova, é a de querer estabelecer comparações e/ou diferenças entre um Sistema de Gestão Documental e um ECM.
Para começar convém descrever o que significa ECM. ECM é o acrónimo de Enterprise Content Management.
Acabando logo com a ambiguidade, diremos que a diferença entre Gestão Documental e ECM é absolutamente nenhuma.
No âmbito deste blog temos optado por nos referir principalmente a Gestão Documental tal e qual a acabamos de escrever, por extenso.
No entanto é possível utilizar o acrónimo GD para a ela nos referirmos.
Do mesmo modo, ECM é um acrónimo, e o uso deste e de GD não é ditado por nenhuma entidade oficial.
Estes acrónimos assim como muitos outros no domínio da Informática e das Tecnologias de Informação, foram criados e são divulgados essencialmente pelas empresas que desenvolveram e continuam a criar soluções nesta área.
GD é a designação mais comum em Portugal. No Brasil junta-se mais um E em GED – Gestão Eletrônica de Documentos.
Cada empresa apresenta a categoria do produto como entende, muitas vezes obedecendo até a alguma estratégia de marketing que pretende criar buzzwords – expressões sonantes que fiquem na memória os potenciais clientes.
Permanecem aqueles acrónimos e expressões que ganharem a confiança dos utilizadores, que deste modo os estabelecem pelo uso que deles fazem.
Mas nem todos defendem isto que acabamos de referir, e que em nossa opinião é o mais verdadeiro e sensato.
Não somos donos da verdade e poderá encontrar quem defenda a teoria que o ECM é por si só já uma evolução da GD.
Ou que professe que a GE é direcionada apenas para a gestão de documentos, sendo o ECM mais completo e englobando também ferramentas de workflow.
Uma outra teoria, mais próxima do nosso entendimento, diz que o ECM é a GD quando utiliza as potencialidades e as ferramentas da Web, o que terá alguma lógica dada a semelhança de ECM com CMS – Content Management System.
Em suma, consideramos esta discussão infrutífera e entendemos que o que importa reter é que se necessita de uma solução nesta área, deverá preocupar-se com as funcionalidades que a particular solução implementa, e não com o nome que é dado ao produto.
E para isso, para perceber a gama de funcionalidades que as aplicações de Gestão Documental apresentam, este blog pode ser-lhe muito útil.
Estude-as nos nossos artigos.
