A desmaterialização está intimamente ligada ao conceito de digitalização, que até chega a confundir-se com ele.
A digitalização é uma fase extremamente importante num sistema de gestão documental.
Só pela digitalização dos documentos em papel, podem ser produzidos eficazmente documentos electrónicos que possam ser classificados, pesquisáveis e tornados disponíveis no sistema de acordo com determinados critérios.
Geralmente a digitalização é acompanhada do reconhecimento óptico – OCR (Optical Character Recognition) dos documentos de texto que forem digitalizados.
Esta última etapa – o reconhecimento óptico de caracteres – depende sobremaneira da qualidade do ficheiro de imagem digitalizada.
