Existem várias aplicações comerciais de gestão documental. Por muito diferentes que sejam entre si, a generalidade dos sistemas de gestão documental concorre num conjunto uniforme de funcionalidades que de seguida descreveremos.
Interface Web
Disponibilizam uma Interface Web designada de User Friendly, ou seja, possibilitam a interacção através de um ambiente bem conhecido do utilizador comum – um simples browser, ao qual o utilizador está habituado quando acede às páginas web, seja ele o Internet Explorer, o Firefox, o Opera, Chrome ou um outro qualquer.
A interface dos sistemas de gestão documental é geralmente integrável com os pacotes de software de produtividade, como sejam as ferramentas do Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint e Outlook) e as do OpenOffice, para falar nos dois pacotes mais popularizados.
Uma característica chave destes sistemas é a garantia de que se produz uma efectiva normalização das entidades internas e externas à organização, e de todos os documentos produzidos.
Multi-formato
Permite o armazenamento de todos os conteúdos da organização, sejam digitalizações, emails, ficheiros Word, Excel, PowerPoint, PDF, e de quaisquer outros formatos possíveis)
Gere a numeração de documentos. Sejam eles os documentos de entrada, de saída, ou internos à organização.
Classificação de documentos
Implementa um sistema de classificação de documentos mediante critérios definidos pela organização e que se podem basear nos seus próprios processos de negócio.
Versionamento
Implementa um sistema de criação, edição, gestão de versões e circulação de documentos na organização.
Sistema eficaz de pesquisa que mantém os documentos bem indexados para facilitar a busca dos mesmos.
Ferramenta de pesquisa
Pesquisa avançada a documentos, circulações, despachos, tarefas e processos por texto livre.
Alguns sistemas dispõem de integração com servidor de FAX, o que permite a recepção e envio de faxes directamente a partir do sistema de gestão documental
Base de dados
Integração total dos dados numa ferramenta de bases de dados perfeitamente integrável noutros sistemas e projectos da empresa, seja a ferramenta utilizada o Microsoft SQL Server, o MySQL, PostgreSQL, ou outra.
