A gestão documental é um processo essencial para o desempenho de uma organização.
Umas das razões para a implementar é o impacto que a sua utilização terá na dramática redução do desperdício, seja esse esbanjamento desnecessário, feito ao nível dos recursos, seja ao nível do tempo de trabalho.
Veja algumas situações correntes numa organização que ainda não implementou um plano de gestão documental, que poderiam ser combatidas pela gestão documental:
- Numa organização, cada funcionário perde em média mais de 10 por cento do tempo de trabalho à procura de documentos na própria secretária ou no arquivo da empresa.
- Noventa por cento dos documentos com que cada funcionário trabalha ao longo de um dia de trabalho, estão misturados com outros documentos.
- Oitenta por cento dos documentos manuscritos nunca mais são consultados após serem redigidos.
- Metade de todos os documentos arquivados, são duplicados ou encontram-se desactualizados.
- O tempo despendido na gestão manual de documentos representa uma das 10 actividades que mais tempo consome numa empresa.
- Quinze por cento dos documentos manuseados perdem-se.
- 7.5 por cento de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3 por cento estão mal arquivados.
- Em média cada documento é copiado 9 vezes.
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