A Agenda é um valioso instrumento de planificação e esquematização do trabalho do Secretariado, daí que não se devam regatear esforços a geri-la da melhor maneira. De seguida apresentam-se algumas reflexões sobre atitudes que poderá colocar em prática para melhorar a gestão da agenda:
- Faça uma cópia da agenda das moradas pessoais e profissionais do seu chefe, acrescentando os clientes que ele contacta mais frequentemente;
- Conserve a agenda 24 horas por dia (por esta razão é muito importante o seu tamanho, pois devem caber todas as anotações);
- Faça as anotações a lápis de modo a que as alterações não afectem a sua apresentação;
- Tenha um controlo total da agenda, pois não é conveniente que a mesma esteja à disposição de muitas pessoas. Não a delegue noutros: o Director já está a delegar em si;
- Tenha uma agenda para o chefe (ou duas no caso de ser necessário uma pessoal e uma profissional) e outra para si de forma a poder anotar todas as suas tarefas correctamente distribuídas;
- Anote as ideias que surjam de forma imprevista e que não podem ser trabalhadas e pensadas nesse momento. Imagine que vai, por exemplo, no autocarro ou no metro e que de repente lhe vem uma ideia à cabeça ou uma dúvida… anote-a e mais tarde reflicta sobre isso;
- Anote as alterações, os cancelamentos ou os adiamentos;
- Coloque um visto nas tarefas que já realizou;
Falou-se aqui que actualmente, dado os avanços da tecnologia, o secretariado recorre na maioria das vezes à utilização de agendas electrónicas integradas no computador. Nesse caso, sendo informatizada, a agenda apresenta algumas vantagens em relação à sua congénere em papel. Tire delas partido. A agenda eletrónica permite:
- Uma forma interactiva de gestão do tempo;
- Uma maior rapidez de consulta, uma maior interligação e exploração de assuntos afins;
- Uma apresentação diária, semanal ou mensal;
- Uma possibilidade de transportar a informação para outra pessoa, outra máquina ou outro documento;
- Proceder à alteração de dados;
- Visualizar fichas para contactos, assuntos, hierarquização de tarefas, etc.;
- Uma cuidada apresentação do produto final.
Planeamento de actividades
O planeamento é um sistema baseado na utilização de gráficos que permitem visualizar em qualquer altura os diferentes estados de uma empresa. São vários os tipos de planeamento do trabalho aplicáveis à função de secretariado:
Planeamento quotidiano – compreende o planeamento de todas as tarefas a realizar num dia;
Planeamento hebdomadário – compreende o planeamento de todas as tarefas a realizar durante uma semana/quinzena/mês/etc.
Planeamento-memento – compreende a agenda hora a hora;
Planeamento comparativo – compreende o planeamento de várias tarefas executadas por várias pessoas.
Na elaboração dos vários tipos de planeamento podem ser utilizados diferentes tipos de esquemas:
Esquemas lineares sintéticos – apresentam as ideias ou fases de execução de um trabalho em fases claras, objectivas, de acordo com uma ordem lógica;
Esquemas lineares analíticos – a tarefa a realizar torna-se mais explícita, criam-se divisões e subdivisões;
Esquemas geométricos – organogramas/fluxogramas que apresentam a estrutura da empresa ou o esquema de uma tarefa ou processo de fabrico sendo a sequência representada por formas geométricas.
Se o trabalho for planificado e depois esquematizado as horas activas são mais calmas, isto é:
- Utilizando judiciosamente o seu tempo e o dos outros;
- Preparando minuciosamente as suas tarefas;
- Determinando o tempo necessário à acção;
- Iniciando resolutamente uma luta contra os importunos.
Desta forma, e atendendo a estes princípios, o profissional de secretariado conseguirá dispor de tempo para estudar, tempo para tomar decisões, tempo para imaginar e conjeturar, tempo para organizar o seu amanhã ou dias futuros, e até tempo para se actualizar e se auto-engrandecer profissionalmente.
