O quotidiano do secretariado é constituído por tarefas rotineiras, tarefas previstas e agendadas e tarefas não agendadas, mas que é preciso encaixar na agenda do previsto sem a alterar, se forem urgentes ou importantes.
As tarefas rotineiras não necessitam de qualquer planificação porque são sistematicamente previstas, não precisam de ser agendadas para poderem ser cumpridas. No entanto há regras que ajudam a melhor executar o trabalho, entre as quais podemos salientar:
- Pontualidade e manutenção do posto de trabalho e de reuniões;
- Ter em ordem o posto de trabalho devendo o equipamento funcionar perfeitamente, providenciando sempre que isso não se verifique;
- Actualizar o arquivo;
- Abrir e conferir a agenda de trabalho diariamente;
- Registar os compromissos da gestão no follow-up;
- Registar neste os prazos em que terá de entregar o trabalho efectuado por si ou pelos colaboradores;
- Executar a correspondência sem demora;
- Registar num formulário próprio as chamadas telefónicas recebidas e as visitas recebidas;
- Fazer um pequeno relatório diário/semanal/mensal/etc. para entregar à gestão aguardando directrizes.
As restantes tarefas que fazem parte do dia de trabalho devem resultar da análise da agenda de trabalho da sua chefia. No sentido de melhor a assessorar pode, entre outras coisas:
- Preparar, com antecedência, uma relação dos problemas pendentes a pôr à chefia, diariamente, levando juntas algumas sugestões de soluções;
- Preparar com antecedência a agenda das reuniões da direcção, evitando os improvisos;
- Registar informações de interesse sobre as reuniões;
- Colaborar com a gestão na determinação de serviços;
- Estabelecer divisão de tarefas e delegar as mais simples, sempre que isso seja possível;
- Verificar o protocolo todos os dias, para saber se a correspondência foi entregue na data devida;
- Prevenir os atrasos, preparando atempadamente as tarefas que têm de ser apresentadas em determinada data;
- Hierarquizar as entrevistas, de acordo com a importância de cada uma delas;
- Providenciar o despacho de cartas sociais (pêsames, parabéns, etc.) a enviar pela chefia.
