No momento de planificar os sistemas de trabalho administrativo, a simplificação de funções e tarefas é um objectivo prioritário que consiste, basicamente, em transmitir e reunir informação.
A simplificação implica uma poupança de tempo e uma garantia de que a mencionada informação chegará ao seu destino no momento adequado. Deve, portanto, ser incessantemente procurada, analisando-se as rotinas diárias. Pode-se simplificar o trabalho tendo em conta as várias componentes que o delimitam e definem, entre as quais se destacam as seguintes:
Custo – Convém racionalizar os processos necessários para se elaborar uma informação completa, simplificado-se aqueles que poupam custos em equipamentos e em superfície utilizada;
Tempo – Pode-se eliminar procedimentos desnecessários na elabo-ração, o processamento e a entrega da informação às partes interessadas;
Qualidade – O Objectivo é aceder a uma informação acerca da melhor qualidade possível, exacta, completa e precisa.
Organização de Tarefas Diárias
Quando um profissional de secretariado planifica e esquematiza as suas tarefas, é fundamental que tenha sempre em conta a agenda do gestor, porque não devemos esquecer que a função do secretariado é também estabelecer a ponte entre todos os órgãos, assegurando-se de que a comunicação se estabelece dentro e fora da empresa.
Para planificarmos e esquematizarmos o nosso dia de trabalho é necessário fazermos uma lista de tarefas, respectivos objectivos (actuais, futuros e rotineiros) e dividi-los em três categorias:
- Tarefas importantes e urgentes – diariamente devem ser concluídas algumas;
- Tarefas importantes não urgentes ou tarefas urgentes não importantes – devem ocupar a maior parte do dia de trabalho;
- Tarefas rotineiras (nem importantes nem urgentes) – só devem ser feitas quando houver disponibilidade.
Antes da chegada do director
De seguida apresentam-se algumas regras a que deverá obedecer para que o seu trabalho saia simplificado e apreciado, antes da chegada da chefia ou da administração.
- Começar o dia de trabalho chegando cinco ou dez minutos antes da hora de entrada;
- Tratar de seguida do gabinete do chefe para confirmar se está tudo em ordem (os cinzeiros vazios, a mesa limpa e arrumada, a agenda aberta na página correspondente e o calendário actualizado);
- Retirar e arquivar os jornais do dia anterior;
- Certificar-se de que a própria agenda coincide com a do chefe;
- Já no seu gabinete, arranjar tudo para começar o dia;
- Certificar-se de que não falta nada para ter o material de escritório e e gabinete completo;
- Elaborar uma lista de visitas que se espera receber durante o dia e enviá-la à recepcionista, no caso de haver uma na empresa;
- Se tem por responsabilidade abrir o correio do chefe ou do superior, faça-o logo ao chegar;
- No seu gabinete deve despachar toda a correspondência que tenha que ser feita até ao meio-dia. A outra durante a tarde (atenção à hora dos correios).
