As relações sociais no mundo da empresa são muito relevantes. Quando se integra numa nova empresa, um profissional de secretariado com pouca experiência deve comportar-se de maneira a que as suas relações sejam correctas em todos os casos.
Esse grande volume de relações resulta do facto de se poder considerar o profissional de secretariado como o centro sobre o qual gira a vida do escritório; por isso deverá agir de maneira a entender-se bem com todas as pessoas com quem se relaciona no seu trabalho.
Possuir uma boa capacidade de comunicação é a base para poder ajudar eficazmente os outros e uma das primeiras funções do profissional de secretariado é a de criar uma corrente positiva com todos os seus interlocutores.
Quando não se tem experiência, não convém fazer juízos de valor sobre as pessoas apenas com base no aspecto; toda a gente tem de receber um tratamento cortês, independentemente da sua função ou do cargo que ocupe.
Um bom profissional de secretariado poderá saber distinguir as pessoas importantes daquelas que o não são. As pessoas gostam de ser reconhecidas e esperam que o profissional se lembre correctamente do seu nome, por isso ele deve tomar muita atenção quando faz as apresentações ou quando lhe estiverem a dizer os seus nomes.
Se estiver nervoso ou tenso, pode acontecer esquecer-se de sorrir e, sem se dar conta, parecerá descortês e antipático às outras pessoas. Poderá ajudá-lo a atenuar o encontro o facto de mostrar uma atitude de interesse e de cumplicidade para com a outra pessoa. Convém reconhecer as pessoas individualmente, atendendo à sua personalidade e às suas exigências.
Relacionamento com a chefia
Respeito e entendimento mútuos – a relação que se estabelecer entre o profissional de secretariado e o seu chefe pode ser a base do sucesso no seu trabalho. O melhor entendimento assentará no respeito e na compreensão mútuos. No profissional de secretariado deve primar a seriedade, o respeito e o cumprimento das tarefas que o seu superior lhe pedir. Tem de se habituar aos seus hábitos e métodos de trabalho o mais depressa possível e aceitá-los sem discussão. Inicialmente é possível que tenha de perguntar com frequência como deve realizar as tarefas, mas, com o tempo e com a experiência, será capaz de identificar as suas próprias áreas de responsabilidade, prioridades e aquilo que deve ou não expor ao seu chefe;
Tratamento – Sempre que se dirigir ao seu chefe, o profissional de secretariado deve fazê-lo tratando-o por «Senhor», «Senhor DR», etc. Não deve ter demasiada confiança com o seu chefe e se achar que ele está enganado relativamente a algum assunto, deve dizer-lho, mas escolhendo as palavras e o momento adequados. Deve demonstrar a maior discrição para com o seu superior, pois não é em vão que tem acesso a toda a sua vida privada;
Horário – Os directores têm horários diferentes e variáveis de acordo com a sua carga de trabalho. O profissional de secretariado deve aplicar uma certa flexibilidade relativamente a horários, a fim de os adaptar aos do seu chefe; não lhe criticarão as ausências se souber organizar o seu tempo;
Responsabilidades – Deve saber claramente qual é a responsabilidade do chefe dentro da empresa, pois permitirá analisar a fundo as especificidades do seu trabalho, para determinar com segurança o que o chefe espera dele;
Relações exteriores da chefia – o profissional de secretariado deverá usar de toda a sua diplomacia com a família e com os amigos do seu chefe. O superior vive entre dois ambientes que o profissional de secretariado deve saber distinguir: o privado e o estritamente profissional. Para lidar com familiares e amigos, o profissional de secretariado deve tentar seguir determinadas regras e adaptar-se com tacto e diplomacia às situações que possam surgir. Não deve fornecer qualquer informação sobre a utilização do tempo pelo seu chefe. Não interferirá de modo algum no espaço pessoal do seu superior directo; deve evitar a cumplicidade com familiares ou amigos e que a tomem por sua confidente. Também se deve recusar a tomar partido por alguém em especial: isso pode ser fonte de futuros problemas. Deve saber lidar com as pessoas aborrecidas e indesejáveis e ocupar-se pessoalmente de algumas chamadas, se desta forma aliviar o seu superior de um peso.
O relacionamento com os colegas
Devido ao lugar que ocupa dentro do organigrama da empresa, o profissional de secretariado deve manter boas relações com os colegas, criar laços de camaradagem e cooperação para um bom desempenho do trabalho diário.
Deve adoptar uma atitude afável e criar os vínculos necessários, evitando excessos de confiança. Para isso, é necessário que haja um espírito de colaboração e uma convivência perfeita.
Não se deve aproveitar da sua posição para descarregar o trabalho sobre terceiros, não deve criticar nem pôr em evidência algum erro de um colega, não deve invadir áreas de trabalho alheias, se não tiver recebido um pedido a solicitar a sua intervenção. Deve evitar a competitividade de tipo pessoal, que provoca atitudes negativas; deve evitar as discussões; não deve julgar os outros de forma negativa quando não está de acordo com as suas ideias.
Com os inferiores hierárquicos a relação é um pouco mais complicada, pois para eles o profissional de secretariado é um intermediário ideal. Não se deve aproveitar da sua posição de força nem cair na tentação de participar em todos os conflitos internos.
Deve transmitir todas as mensagens sem misturar qualquer tipo de simpatia ou de antipatia pessoal e guardar para si qualquer tipo de confidência que o seu chefe tenha feito sobre os colaboradores, ainda que esta seja positiva.
