Para que o dia de trabalho seja eficaz, sem que se perca horas em actividades repetitivas nem se cruzem os trabalhos por falta de organização, é prioritário prever as acções, tratar da qualidade de cada uma, racionalizar metodicamente o tempo e distribuir todas as tarefas de acordo com uma ordem lógica. Assim evitar-se-á tensões inúteis que a longo prazo só levariam ao esgotamento físico e mental.
A aquisição de hábitos organizativos, que impliquem método de trabalho, conduz à eficácia. Quem trabalha deve preocupar-se em exercer com eficácia, com sucesso e com o menor custo a profissão que escolheu ou que lhe foi proporcionada.
Para atingir estes objectivos o secretariado necessita de ser racional, organizando com método o trabalho que executa.
Planificar um trabalho, é antes de mais, organizá-lo com método, o que implica que se conheça previamente o trabalho que se vai executar; as várias hipóteses que se apresentam, tendo em atenção os objectivos que se desejam alcançar, os meios (materiais e humanos) de que dispomos e os que são necessários; o tempo que se tem para a concretização, definição do plano de execução; calendarização das várias fases da execução; elaboração de um esquema que permita explicar o plano definitivo.
A esquematização tem por objectivos explicar, de forma sintética uma ideia ou plano de execução, e permitir a sua concretização com maior rapidez, mais qualidade, menor custo, e sem omissões.
Todo o trabalho que é esquematizado tem, à partida, a vantagem de ter mais condições de ser bem sucedido, aumentando por consequência a rentabilidade.
Através de um esquema é mais fácil ter uma visão global de todo o conjunto, facilitando a concretização, o controlo e a necessidade de reformulação, se detectada.
Relativamente á organização, o profissional de secretariado deve ter presente as seguintes normas:
- Nunca confundir trabalho com agitação;
- Deve-se saber dominar o trabalho, estabelecendo prioridades;
- Administrar o tempo é indispensável;
- Trabalhar com inteligência discernindo o que é urgente do que é importante;
- Não aceitar nunca uma coisa por verdadeira, antes de conhecer a sua evidência;
- Seguir o espírito matemático, utilizando para cada tarefa uma equação de produtividade, na qual intervêm o trabalho material, a importância em função das consequências, o tempo gasto e a energia despendida (moral, física, intelectual).
Deve-se dividir todas as dificuldades examinando-as em parcelas, seguindo as regras:
- Aplicar um rigoroso método de pensamento e de acção;
- Utilizar o tempo de modo racional;
- Aplicar todo o cuidado na organização material;
- Iniciar a acção.
Deve-se conduzir por ordem os pensamentos, começando pelos assuntos mais simples e mais fáceis de realizar e subindo gradualmente aos mais difíceis, criando mesmo uma ordem fictícia entre eles;
Ao confiar uma tarefa a um colaborador deve dar-lhe instruções claras e precisas do trabalho e incutir-lhe confiança.
Deve-se elaborar uma lista de tarefas quotidianas, controlando cuidadosamente a sua execução sem qualquer negligência.
Sempre que se apresente um problema menos vulgar para resolver deve-se começar por defini-lo, recolher de seguida a informação e documentação necessárias, solicitando conselhos e sugestões que a possam esclarecer, elaborar todas as soluções possíveis reflectindo e pensando qual a melhor a adoptar, e finalmente decidir, tomando as medidas necessárias, aplicando ou fazendo aplicar a sua execução.
