Trabalhar em equipa representa tensões e stress, mas também recompensas e alegrias. Assim também o é na actividade do secretariado. As pessoas trabalham a ritmos diferentes, têm maneiras diferentes de fazer as coisas, diferentes temperamentos e diferentes problemas pessoais, o que pode tornar o trabalho de equipa bastante difícil.
Estes são factores com os quais cada profissional de secretariado tem de viver. No entanto, podem ser dados passos para minimizar a sua interferência num desempenho produtivo e optimizar os aspectos positivos do trabalho de equipa.
Assim, no âmbito do secretariado recomenda-se que proceda à partilha e delegação de tarefas:
Estabeleça e partilhe métodos de trabalho comuns – Todos deverão conhecer:
- O funcionamento do sistema de arquivo;
- As diferentes bases e dados existentes;
- A organização dos ficheiros electrónicos;
- Que autorizações devem ser requeridas e para que fins;
- Quem contactar para problemas específicos.
Procure o esforço comum para hierarquizar trabalho – não há nada pior do que vários Directores exigirem o seu apoio imediato para trabalho “urgente”, para depois vir a descobrir que apenas um deles tinha razão em classificar o pedido de “urgente”. Na dúvida, não hesite em colocar o problema e definir as prioridades.
Não se envergonhe de pedir ajuda a outras secretárias – este pedido de ajuda pressupõe uma análise prévia dos recursos humanos disponíveis de modo a saber, em caso de ausência:
- A quem pode delegar com segurança traduções e/ou retroversões;
- Quem tem boa capacidade de escrita;
- Quem tem talento para criar apresentações de slides;
- Quem tira notas rapidamente numa reunião;
- A quem pode pedir para fazer horas extra;
Desenvolva as suas capacidades de liderança – tire o melhor partido da sua equipa. Para isso é necessário: saber ouvir; comunicar com clareza; ser competente a receber e a dar feed-back tanto positivo como negativo; sustentar opiniões; gerir o tempo de modo eficiente.
Conduzir uma equipa também significa ser sensível ao tipo de liderança que é exigida para cada pessoa em cada situação.
