Organização da correspondência

A entrada e saída da correspondência é uma das tarefas de organização de trabalho mais destacadas que o profissional de secretariado tem de realizar. A correspondência que a chefia envia ou recebe, deve ser tratada com especial atenção, com um método eficaz que permita à secretária sistematizar o correio interno/externo.

Correspondência Interna – é a correspondência que contém informação respeitante à actividade dos serviços e que percorre unicamente os circuitos internos da empresa;

Correspondência Externa – é a correspondência elaborada pela empresa ou que a ela é endereçada. Esta correspondência apresenta duas modalidades: de entrada, que tem como destinatário a empresa, e de saída, que é elaborada pela empresa e remetida para o exterior.

Na maior parte das empresas, existe um livro de registo para controlar as entradas e saídas da documentação: as cartas/ofícios, os impressos, etc. É o chamado Livro de Protocolo ou Livro de Registo da Correspondência. Outras empresas recorrem à informática para efectuarem este registo.

Organização da correspondência de entrada

No domínio da organização e estruturação a dar à correspondência que tem como destinatária a empresa, evidenciam-se os seguintes aspectos:

• Registar toda a documentação que entre na empresa;
• Examinar todas as cartas e individualizar as que estiverem marcadas com as palavras «Confidencial», «Privado» ou « Pessoal». Estas cartas não se devem abrir sem autorização expressa e serão entregues sem demora à chefia; só se fará constar a data de entrada no sobrescrito;
• Abrir o resto da documentação não personalizada e agrafar as cartas ou documentos apensos;
• Separar as facturas e as informações bancárias;
• Ler o seu conteúdo, pois por vezes acontece mencionar por exemplo o envio de um cheque e o mesmo não se encontrar dentro da carta;
• Confirmar, no caso de uma remessa, se a quantidade corresponde à que é mencionada na carta;
• Verificar se a carta contém os dados relativos ao remetente; caso contrário agrafar o sobrescrito à carta;
• Colocar os jornais e revistas em local separado da outra correspondência e de seguida organizá-los por destinatários ou separá-los por assuntos (economia, colectivos, semanários, etc.);
• Colocar o correio numa pasta própria e entregá-lo à chefia;

Organização da correspondência de saída

Por outro lado, no âmbito da organização e estruturação a dar à correspondência que sai da empresa, registam-se os seguintes aspectos:

• Ter sempre à mão um Guia de Correios actualizado para saber códigos postais nacionais e estrangeiros, tarifas postais, etc;
• Estabelecer uma hora-limite para a recepção da correspondência que os diferentes departamentos devem fazer chegar ou entregar;
• Verificar se as moradas e nomes estão correctamente escritos,
• Exigir sempre a assinatura, devidamente carimbada nos documentos;
• Prever a preparação e a inclusão de anexos;
• Fotocopiar todas as cartas enviadas e arquivá-las na secção correspondente;
• Separar o correio especial, tal como certificados, cartas urgentes, etc.;
• Anotar diariamente no Registo de Saídas as cartas que se vão enviar, bem como no Livro Especial de Franquia (se for o caso), as quantidades gastas;
• Classificar as cartas de acordo com o seu destino (locais, nacionais e internacionais);

 

Serviços de entrega directa

O profissional de secretariado também dispõe de serviços de entrega directa, de grande utilidade porque asseguram uma distribuição rápida, personalizada e segura da correspondência.

Os paquetes efectuam entregas ao domicílio com aviso de recepção e carga assegurada. Os serviços de entrega directa constituem uma espécie de estafetas (correio interno), entre filiais ou sucursais de uma mesma empresa ou de grupos de empresas.