Código deontológico do secretariado

O profissional de secretariado, pelo lugar que ocupa, tem de ser um elemento de confiança da direcção da empresa. Assim, o exercício das suas funções deve pautar-se sempre por uma rigorosa observância de princípios éticos e deontológicos.

A ASP – Associação das Secretárias Profissionais Portuguesas sistematizou alguns desses princípios organizado-os sob a forma de um Código Deontológico. O seu conhecimento poderá não trazer novidades para pessoas bem formadas, pois baseia-se em princípios gerais de conduta/comportamento.

Todavia, com a sua leitura, a sua reflexão e a sua discussão, pretende-se a interiorização e a adesão do futuro profissional.

O articulado está divido em 5 secções, mencionando os deveres do profissional de secretariado em relação a ele mesmo, em relação aos colegas, em relação à entidade patronal, em relação às empresas com as quais a sua tem relações negociais, e finalmente, em relação à comunidade.

Deveres da secretária profissional em relação a si própria e às suas funções

Avaliar a sua competência e limitações, recorrendo, sempre que necessário, a conselho e apoio apropriados e qualificados;
Aproveitar todas as oportunidades razoáveis para melhorar a sua capacidade, competência e comportamento profissionais, não descurando a cultura geral, o desenvolvimento da personalidade e o fortalecimento do carácter através de contactos e apoios apropriados e qualificados e do aproveitamento de acções de formação, reciclagem e aperfeiçoamento profissional;
Não aceitar cargo ou tarefa que sinta não poder conscientemente assumir ou desempenhar;
Assumir integralmente a responsabilidade das suas decisões e acções, de modo a inspirar completa confiança a todos os membros da equipa em que se integra prestando contas dos seus actos em bases pré-estabelecidas e aceitando as suas consequências;
Utilizar devidamente, com discernimento e com legítimo sentido de produtividade, os seus conhecimentos, a sua experiência e os meios e recursos postos à sua disposição;
Tomar em consideração, na prossecução das suas legítimas ambições profissionais, os interesses dos outros, da Empresa ou Organismo e os da Sociedade em geral;
Comportar-se e pronunciar-se com veracidade e sensatez, não se envolvendo em actos que possam afectar a sua imagem pessoal ou a imagem da Secretária Profissional;
Manter o sigilo profissional em relação a todos os domínios considerados reservados ou confidenciais;
Privilegiar a lealdade à organização, o sigilo profissional, a assiduidade, a disciplina e a produtividade, como valores fundamentais para o estabelecimento e a manutenção de sãs relações no trabalho;
Não utilizar de forma abusiva ou em benefício próprio o poder inerente à sua posição na Empresa ou Organismo em que trabalha;

Deveres da secretária profissional em relação aos colegas de trabalho

Contribuir para que todos os colegas de trabalho estejam conscientes dos seus direitos e deveres, em relação a si próprios, aos outros e à empresa ou Organismo, promovendo o respeito pela dignidade da pessoa humana em todas as circunstâncias em que o possa fazer;
Encorajar e contribuir de forma activa para a valorização pessoal e profissional dos colegas de trabalho, prestando orientação, auxílio e conselho, sempre que pressinta audiência para tal e esteja ao seu alcance fazê-lo;
Transmitir activamente e em especial pelo exemplo as formas de comportamento e as técnicas de trabalho às colegas Secretárias principiantes;
Dedicar a atenção devida às condições e ao ambiente de trabalho que possam afectar a saúde, segurança, bem estar psicológico e fisiológico, e eficácia no trabalho;
Comunicar e transmitir com a maior clareza e objectividade em todos os sentido: ascendente, descendente e horizontal. Promover boas relações de trabalho e actuar por forma a minimizar os mal-entendidos;
Tomar em consideração, sempre que seja devido e lhe incumba, ideias, sugestões, problemas e necessidades dos outros;
Promover o exercício da liberdade com responsabilidade no trabalho, o desenvolvimento da personalidade, a formação do carácter, o sentido da eficiência e da auto-disciplina, nas relações de trabalho;

Deveres da secretária profissional em relação à empresa ou organismo em que trabalha

Empenhar lealmente o melhor da sua competência, experiência e capacidade na prossecução dos objectivos da empresa ou Organismo e na promoção do seu desenvolvimento e da sua imagem, mediante uma actuação sensata, sistematizada e perseverante, de acordo com as políticas, orientações basilares e normas internas em vigor;
Não se envolver em qualquer tipo de actividade que possa pôr em risco o desempenho da sua acção profissional na empresa ou Organismo, dando conhecimento à chefia de interesses pessoais que possam colidir explícita ou implicitamente com os interesses da empresa ou Organismo;
Zelar pela correcta utilização e manutenção de instalações, equipamentos, materiais e processos à sua disposição e não utilizar esses meios ao serviço próprio a não ser de acordo com autorizações expressas;
Agir sempre com recta intenção e discernimento de julgamento, inclusivamente em eventuais situações de conflitos de interesses decorrentes do facto de ser membro de uma associação profissional, particularmente da ASP;
Ser fiel ao compromisso explícito de manter sigilo profissional em relação a todos os domínios considerados reservados ou confidenciais pela empresa ou Organismo em que trabalha;

Deveres da secretária profissional em relação aos clientes e fornecedores da empresa

Privilegiar a clareza e a objectividade na comunicação, de modo a preservar uma permanente relação de respeito e confiança mútuos;
Proporcionar igualdade de tratamento e de oportunidades e rejeitar qualquer envolvimento pessoal em medidas ou actuações que possam afectar o princípio da livre concorrência;

Deveres da secretária profissional em relação à comunidade

Actuar de acordo com a consciência do sentido de responsabilidade e de solidariedade sociais da Empresa ou Organismo em que trabalha, tendo sempre presente a envolvente sociocultural que enquadra a actividade da Secretária Profissional;
Contribuir para que o processo de comunicação da Empresa ou Organismo com a Comunidade seja idóneo, transparente e contínuo;
Estar disponível para pôr ao serviço do Bem Comum a influência e os conhecimentos próprios da Secretária Profissional, promovendo o desenvolvimento na justiça e a solidariedade social;
Cumprir esclarecidamente a Lei e respeitar a Moral, usos e costumes legítimos vigentes no local em que se situa a Empresa ou Organismo em que trabalha.