Simplificação do trabalho de secretariado

simplificar trabalho de secretariadoNo momento de planificar os sistemas de trabalho administrativo, a simplificação de funções e tarefas é um objectivo prioritário que consiste, basicamente, em transmitir e reunir informação.

A simplificação implica uma poupança de tempo e uma garantia de que a mencionada informação chegará ao seu destino no momento adequado. Deve, portanto, ser incessantemente procurada, analisando-se as rotinas diárias. Pode-se simplificar o trabalho tendo em conta as várias componentes que o delimitam e definem, entre as quais se destacam as seguintes:

Custo – Convém racionalizar os processos necessários para se elaborar uma informação completa, simplificado-se aqueles que poupam custos em equipamentos e em superfície utilizada;

Tempo – Pode-se eliminar procedimentos desnecessários na elabo-ração, o processamento e a entrega da informação às partes interessadas;

Qualidade – O Objectivo é aceder a uma informação acerca da melhor qualidade possível, exacta, completa e precisa.

Organização de Tarefas Diárias

Quando um profissional de secretariado planifica e esquematiza as suas tarefas, é fundamental que tenha sempre em conta a agenda do gestor, porque não devemos esquecer que a função do secretariado é também estabelecer a ponte entre todos os órgãos, assegurando-se de que a comunicação se estabelece dentro e fora da empresa.

Para planificarmos e esquematizarmos o nosso dia de trabalho é necessário fazermos uma lista de tarefas, respectivos objectivos (actuais, futuros e rotineiros) e dividi-los em três categorias:

  • Tarefas importantes e urgentes – diariamente devem ser concluídas algumas;
  • Tarefas importantes não urgentes ou tarefas urgentes não importantes – devem ocupar a maior parte do dia de trabalho;
  • Tarefas rotineiras (nem importantes nem urgentes) – só devem ser feitas quando houver disponibilidade.

Antes da chegada do director

De seguida apresentam-se algumas regras a que deverá obedecer para que o seu trabalho saia simplificado e apreciado, antes da chegada da chefia ou da administração.

  • Começar o dia de trabalho chegando cinco ou dez minutos antes da hora de entrada;
  • Tratar de seguida do gabinete do chefe para confirmar se está tudo em ordem (os cinzeiros vazios, a mesa limpa e arrumada, a agenda aberta na página correspondente e o calendário actualizado);
  • Retirar e arquivar os jornais do dia anterior;
  • Certificar-se de que a própria agenda coincide com a do chefe;
  • Já no seu gabinete, arranjar tudo para começar o dia;
  • Certificar-se de que não falta nada para ter o material de escritório e e gabinete completo;
  • Elaborar uma lista de visitas que se espera receber durante o dia e enviá-la à recepcionista, no caso de haver uma na empresa;
  • Se tem por responsabilidade abrir o correio do chefe ou do superior, faça-o logo ao chegar;
  • No seu gabinete deve despachar toda a correspondência que tenha que ser feita até ao meio-dia. A outra durante a tarde (atenção à hora dos correios).

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