Partilha de tarefas no secretariado

Trabalhar em equipa representa tensões e stress, mas também recompensas e alegrias. Assim também o é na actividade do secretariado. As pessoas trabalham a ritmos diferentes, têm maneiras diferentes de fazer as coisas, diferentes temperamentos e diferentes problemas pessoais, o que pode tornar o trabalho de equipa bastante difícil.

partilha de tarefas no secretariado

Estes são factores com os quais cada profissional de secretariado tem de viver. No entanto, podem ser dados passos para minimizar a sua interferência num desempenho produtivo e optimizar os aspectos positivos do trabalho de equipa.

Assim, no âmbito do secretariado recomenda-se que proceda à partilha e delegação de tarefas:

Estabeleça e partilhe métodos de trabalho comuns – Todos deverão conhecer:

  • O funcionamento do sistema de arquivo;
  • As diferentes bases e dados existentes;
  • A organização dos ficheiros electrónicos;
  • Que autorizações devem ser requeridas e para que fins;
  • Quem contactar para problemas específicos.

Procure o esforço comum para hierarquizar trabalho – não há nada pior do que vários Directores exigirem o seu apoio imediato para trabalho “urgente”, para depois vir a descobrir que apenas um deles tinha razão em classificar o pedido de “urgente”. Na dúvida, não hesite em colocar o problema e definir as prioridades.

Não se envergonhe de pedir ajuda a outras secretárias – este pedido de ajuda pressupõe uma análise prévia dos recursos humanos disponíveis de modo a saber, em caso de ausência:

  • A quem pode delegar com segurança traduções e/ou retroversões;
  • Quem tem boa capacidade de escrita;
  • Quem tem talento para criar apresentações de slides;
  • Quem tira notas rapidamente numa reunião;
  • A quem pode pedir para fazer horas extra;

Desenvolva as suas capacidades de liderança – tire o melhor partido da sua equipa. Para isso é necessário: saber ouvir; comunicar com clareza; ser competente a receber e a dar feed-back tanto positivo como negativo; sustentar opiniões; gerir o tempo de modo eficiente.

Conduzir uma equipa também significa ser sensível ao tipo de liderança que é exigida para cada pessoa em cada situação.

 

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