Organização da agenda

organização da agendaO secretariado verdadeiramente consciente, planifica e esquematiza o seu trabalho, economizando o seu tempo e o da sua chefia. Para ajudar o secretariado neste propósito surgem as agendas. As agendas são como livros-registo de todas as tarefas a executar por ordem cronológica, por isso devem possuir divisórias em cada dia com as horas (ou então possuírem local para que se anote a hora).

Na agenda tudo se pode anotar: visitas a efectuar; chamadas telefónicas que se têm que fazer; datas ou prazos para entrega ou execução de certos documentos (relatórios, actas, etc.); notas pessoais de qualquer espécie; visitas ou viagens a programar; etc.

Agendas-blocos ou Agendas-calendários

As agendas existentes no mercado possuem pelo menos, uma página para cada dia do ano ou, o que é mais aconselhável, apresentando cada dia numa folha (duas páginas).

O profissional de secretariado é a memória viva da sua chefia, por isso outra das suas tarefas é manter a sua agenda em estrita ordenação e, assegurar uma constante concordância entre a sua agenda e a da sua chefia.

Para tarefas mais complexas ou invulgares aconselha-se a adopção de soluções complementares da agenda, de modo a permitir-lhe maior eficiência e economia de tempo. Pode, portanto, recorrer a:

Memorandos com divisões para os dias do ano, semanas, meses, onde fará o planeamento anual;

Anotadores constituídos por blocos de folhas separáveis, ou de outros que considere úteis;

Podemos ainda referir as Listas de Visitantes, os Índices com os números de telefone mais usados, etc. que constituem complementos da agenda. De relevância são os chamados auxiliares directos da agenda, a saber:

Folhas de Tarefas – quando as tarefas são mais complexas exigindo algo mais do que a simples anotação na agenda. Anota-se normalmente a origem da tarefa a executar, o assunto a desenvolver, os meios necessários, o prazo de execução, etc. e ainda, como se vai fazer o trabalho em pormenor;

Notas de Serviço para a Chefia – servem para recordar à chefia certos trabalhos e, ao mesmo tempo, fornecer-lhe os elementos necessários para a sua execução. Deve ser sempre elaborada em duplicado, destinando-se uma para a chefia e outra para o seu arquivo pessoal;

Folhas de Recados – utilizadas sempre que o profissional de secretariado é solicitado por telefone, por uma visita, etc. a colocar alguém em contacto com a chefia (ou outro colaborador da empresa), em ocasiões em que essas pessoas estão impossibilitadas de atenderem. A informação deve ser registada e transmitida com a máxima fidelidade. Recomenda-se que se elabore também em duplicado, sendo o original entregue ao destinatário e o duplicado fique na posse do secretariado.

Actualmente, com a implementação das novas tecnologias é vulgar a utilização de agendas electrónicas integradas no computador, existindo actualmente no mercado agendas mais ou menos sofisticadas, das quais a mais popular é a MS Outlook.

Ao tomar notas na agenda o profissional de secretariado deve:

  • Ter em conta as normas existentes na empresa e o gosto pessoal do seu gestor;
  • Não esquecer, ao planear a agenda, as tarefas de rotina com horas marcadas que dela, normalmente, não constam (ex.: horas de distribuição e entrega do correio);
  • Prever o tempo necessário para deslocações entre várias marcações;
  • Ter presente que algumas entrevistas podem ultrapassar o tempo previsto;
  • Regra geral, as marcações são feitas por telefone. Sempre que se pensar necessário, escrever uma carta ou enviar um fax ou um e-mail a confirmar;
  • Respeitar as regras sociais implicitamente estabelecidas.

 

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