Funções do Secretariado na Empresa

funções do secretariadoA função do secretariado é essencial em qualquer tipo de actividade empresarial, tanto no mundo dos negócios como nas profissões liberais ou na indústria. O Secretariado contribui para o funcionamento eficaz de uma empresa através do seu trabalho organizado, discreto e metódico.

Se por um lado o secretariado prepara o trabalho da Direcção, prevendo-o e organizando-o, por outro lado o secretariado coordena e controla a acção desse trabalho.

Pode-se considerar que o secretariado liberta as chefias de todas as tarefas secundárias, de todos os contactos inúteis ou desnecessários e de todas as ligações internas e externas que não justifiquem a sua intervenção directa, bem como proporciona às chefias o máximo tempo e as melhores condições possíveis para estudo e execução de acções da gestão, de direcção propriamente dita.

As funções do secretariado são basicamente a de representar a sua chefia ou a sua empresa, de ajudar a organizar e facilitar o seu trabalho, de coordenar as comunicações que se produzem na empresa, sejam estas de ordem Interna ou Externa.

  • Funções Internas são funções técnicas, ligadas aos conhecimentos profissionais exigidos;
  • Funções Externas são funções de ligação, quer sejam dentro ou fora da empresa.

Funções Internas do secretariado

As funções internas do secretariado, ligadas às tarefas técnico-administrativas, englobam normalmente:

  • O correio: sua abertura e registo da correspondência; sua distribuição; preparação e realização das respostas.
  • Serviço telefónico e de fax: resposta, selecção e orientação do serviço telefónico e execução eficiente do serviço de fax;
  • Recepção de visitantes;
  • Coordenação de reuniões, de entrevistas e da agenda de obrigações periódicas;
  • Controlo administrativo da execução e aplicação do trabalho da direcção;
  • Arquivo dos documentos que a lei e a necessidade da empresa obrigam a seleccionar e a conservar por determinado período de tempo;
  • A execução de documentos relativos à actividade quotidiana da empresa e a sua reprodução, quando necessária;
  • Redacção e apresentação de relatórios;
  • Preparação cuidada das deslocações da direcção (reunião de todos os elementos necessários, organização material das viagens, marcações de hotéis, etc.);
  • Substituição da direcção quando necessário.

Quando as funções internas são executadas com qualidade, a chefia é capaz de gerir eficazmente o tempo, de modo a ter a disponibilidade necessária para poder decidir.

Perante diferentes alternativas, a direcção possui os elementos necessários que lhes foram fornecidos pelo secretariado, para poder tomar a decisão correcta e todo o trabalho de preparação, planificação e esquematização da acção são da responsabilidade do secretariado.

Funções Externas do secretariado

Estas funções, também chamadas de ligação, dividem-se normalmente em  funções de ligação vertical e funções de ligação horizontal que o secretariado desempenha no interior e no exterior da empresa.

A hierarquia numa empresa, implica uma delegação da autoridade dos escalões superiores nos escalões inferiores, realizada pela comunicação hierárquica, ou seja, a comunicação estabelecida entre os diversos níveis que compõem a hierarquia.

Ao nível da direcção, é o secretariado que estabelece a ligação com os diversos níveis ou escalões da empresa – ligação vertical ou hierárquica, que pode ser no sentido descendente ou ascendente.

Sendo assim, todas as determinações da direcção relativas à hierarquia da empresa, cuja transmissão cabe, em princípio, ao secretariado são ligações descendentes; todas as comunicações que se façam chegar à Direcção, são ligações ascendentes.

Existem, contudo, outro tipo de ligações que se estabelecem entre os diversos serviços ou funções da empresa; são as chamadas ligações horizontais ou funcionais; e entre a empresa e o exterior são as ligações laterais.

Nas ligações funcionais, o secretariado só terá uma intervenção se a Direcção tiver necessidade de alguma informação a este respeito.

Nas ligações laterais (de dentro para fora da empresa e de fora para dentro da empresa), o papel do secretariado assume primordial importância, cabendo-lhe a realização de informações ou documentos necessários a tomadas de decisão ou a acções de gestão funcionando o secretariado como um autêntico polo dinamizador das comunicações na empresa.

Estas tarefas, quando realizadas com elevado profissionalismo, princípios éticos inabaláveis e dinamismo, representam uma preciosa mais-valia para qualquer empresa, podendo pois o secretariado, tornar-se num verdadeiro gestor dos fluxos comunicacionais da empresa, facilitando o acesso à informação, sendo um guardião da integridade e da preservação da informação útil da empresa.

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